Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности работника

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, «Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия[13].

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником[14].

Порядок учета и хранения трудовых книжек

В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.

Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника.

Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа[15].

Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, которая утверждена приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

Книга учета движения трудовых книжек. Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу (образец).

Все листы в обоих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Законодательством также предусмотрено скреплять указанные книги сургучной печатью. К сожалению, данное требование очень тяжело воплотить на практике.

Исправление записи в трудовой книжке

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь. Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие[16].

Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за N таким-то недействительна, уволен .» и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

 Скачать реферат