Совершенствование документирования управленческой деятельности

- Приобрести ПК в отдел приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

- Установить СЭД;

При покупке ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

По исследованиям, проведённым независимыми экспертамикомпании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело–Предприятие» — система, позволяющая создать в организации электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело–Предприятие»

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

Систему «Дело» успешно используют в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье–Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51].

Рис. 3.1.2 Внедрение СЭД на территории РФ в 2007 году

Описание СЭД «Дело–Предприятие»

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51].

Функции системы

- Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

- Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

- Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

- Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

- Работа с взаимосвязанными документами;

- Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

- Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

- Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

- Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

- Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

- Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

- Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

- Хранение документов;

- Обеспечение юридической правомочности;

- Справочно–аналитическая работа [51].

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело–Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО.

В типовой комплект системы входит:

1. Серверное ПО;

2. Клиентское ПО;

3. Комплект документации;

4. Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).

Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»

Проведя анализ должностных инструкций и положений о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах:

- Руководитель АГИО — 1 АРМ;

- Заместители Губернатора ИО — 9 АРМ;

- Заместители руководителя АГИО — 4 АРМ;

- Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО — 1 АРМ;

- Секретариат руководителя АГИО — 3 АРМ;

- Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО — 5 АРМ;

- Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО — 6 АРМ;

- Протокольно–организационный отдел при Губернаторе ИО —

3 АРМ;

- Главное правовое управление Губернатора ИО — 5 АРМ;

- Контрольное управление Губернатора ИО — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами — 2 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по региональной политике — 3 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам — 4 АРМ;

 Скачать реферат