Совершенствование документирования управленческой деятельности

Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения [5]. Стандартизация оформления документов — форма юридического закрепления результатов унификации;целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и их оформления в соответствии с принятыми требованиями [28].

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184–ФЗ «О техническом регулировании» [10], целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно–технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико–статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации; стандарты организаций [10].

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154–1 «О стандартизации» [14] устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации

- Юридическая сила документированной информации;

- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

В итоге, благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Переход к безбумажной технологии управления

На современном этапе развития экономики отмечаются стремление руководства организаций, с одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

По оценке Delphi Consulting Group [35], в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. В настоящее время только в США ежедневно создают более 1 млрд. страниц документированной информации, а в архивах хранят уже более 1,3 трлн. различных документов.

НИТ предлагают достижение заявленных целей при помощи подхода, именуемого «переход к безбумажной технологии управления». Он предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырёх основных концепциях:автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй — зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом)на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно–управленческих задач. С появлением ПК разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ архивиста, АРМ документоведа и пр.) стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня её развития.

Цели создания АРМ

- Повышение оперативности управленческого труда;

- Сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;

- Усиление контроля сроков исполнения документов;

- Упорядочение документооборота.

В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ делят на локальные и сетевые. Локальное АРМ даёт возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте (необходима нормативно–справочная информация, все БД хранятся в памяти ПК). Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является их функционирование в рамках ЛВС. При этом должна быть обеспечена информационно–техническая совместимость средств ВТ между собой и с централизованными БД [25].

Концепция электронного документа возникла в 80–х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя. Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group [33], уже сегодня в некоторых областях деятельности таким способом обрабатывают до 70 % информации.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [9:5], ЭД является всякое «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи».

В отличие от документов на бумажных носителях, переход к цифровым ЭД обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении, хранении, а также защите информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. ЭД могут быть одновременно использованы сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всей организации. Доступ к ним осуществляется в течение нескольких секунд в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

 Скачать реферат