Служебные совещания в обучающейся (интеллектуальной) организации

Итак, как эффективно организовать совещание, как избежать эффекта толпы?

Классификация совещаний

Наиболее распространенными видами совещаний являются конференции, собрания, заседания, семинары, симпозиумы, круглые столы. Они отличаются стилем проведения, содержанием решаемых задач, отводимым на них временем, составом участников и порядком проведения.

Классификация по стилю проведения

По стилю проведения совещания делят на четыре вида.

1. Автократические. Правом голоса пользуется в основном начальник. Он, как правило, доводит до сведения участников принятые им или вышестоящим руководством решения и иную информацию. Остальные своими вопросами лишь уточняют детали.

2. Свободные — без повестки дня, а иногда и без председателя. Они сводятся к обмену мнениями, проходят в форме беседы, без принятия формальных решений. Возникают стихийно и проходят где и когда угодно: в перерыве, на товарищеских встречах и т.д. Для стимуляции таких неформальных совещаний в обучающихся организациях создают специальные условия — например, ставят кофейные автоматы и столики. Такого рода совещания способствуют обмену знаниями и опытом между сотрудниками.

3. Творческие. Проводятся в форме дискуссии с целью поиска вариантов решения какой-то проблемы. Их эффективность определяется тем, что идея, высказанная одним участником совещания, порождает у других новые идеи, в результате чего поток идей увеличивается (возникает «цепная реакция»).

4. Сегрегативные. На них создается видимость конструктивной дискуссии, а фактически руководитель манипулирует коллективом для принятия нужных ему решений, которые было бы затруднительно получить открытым путем, стремится обеспечить отсутствие тех, кто может высказать иное мнение, проголосовать «против». На совещании руководитель или кто-то по его поручению делает соответствующий доклад, затем проводятся прения, слово в которых дается заранее определенным сотрудникам; для них предварительно определяется канва или готовый текст выступления, а ход прений направляется в нужное русло. Такие совещания ведут к расколу коллектива, отчуждению сотрудников и иным негативным эффектам. Они характеризуют руководителя как не вполне компетентного и/или не вполне добросовестного.

Конструктивные служебные совещания обычно включают элементы автократического и творческого стилей.

Классификация по назначению

По назначению совещания классифицируют следующим образом.

1. Информационные. Возможные цели таких совещаний:

доведение до сведения сотрудников новой информации (приказов, распоряжений, рекомендаций, оценок ситуации и пр.);

быстрое получение руководителем от подчиненных сведений по различным вопросам.

2. Разъяснительные. Руководитель разъясняет сущность и логику ситуации, политики организации, предпринимаемых действий с целью убеждения сотрудников в эффективности и/или неизбежности тех или иных действий либо событий.

3. Учебные. Цель — углубить, расширить, уточнить понимание участниками какого-то вопроса, выработать общую точку зрения на что-либо, дать им какие-то новые знания, акцентировать их внимание на тех или иных аспектах ситуации, направлениях деятельности и необходимых мерах, обобщить и распространить опыт и т.д.

4. Творческие (проблемные). Цель — коллективный поиск новых идей, путей, способов решения проблем, выявление стратегических вызовов, альтернатив стратегического развития организации и пр. Сущность творческих совещаний состоит в общении, создающем новое знание (см. рисунок).

Однако всякое знание в столкновении с практикой однажды обнаруживает свою недостаточность (неточность, ненадежность), порождает новые вопросы, а потому может стать поводом для следующего совещания.

Творческие совещания могут строиться по следующим схемам:

доклад, вопросы к докладчику, высказывание идей, их обсуждение, выработка решения;

в случае получения участниками обсуждаемых материалов заранее доклад можно не делать: совещание начинается с проверки, уточнения руководителем того, знают ли участники совещания ключевые положения материалов для обсуждения, а затем происходят коллективное высказывание идей, дискуссия, выработка решения;

«мозговой штурм» — специальная технология решения проблем, позволяющая выйти за рамки сложившихся стереотипов, шаблонов (ее смысл — генерирование как можно большего количества вариантов решения проблемы, в том числе на первый взгляд абсурдных, а в дальнейшем их анализ и оценка могут дать эффективные решения, которые было бы затруднительно получить при «ответственном» выдвижении альтернатив). Для создания атмосферы «конструктивной безответственности» при выдвижении вариантов запрещается всякая критика и даже ирония в отношении предложений участников совещания — только тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет таить в себе идеи. Все предложения фиксируются, а затем рассматриваются коллективом экспертов или становятся основанием для нового «мозгового штурма».

5. Оперативные (планерки, летучки). Проводятся начальником ежедневно или с иной периодичностью. Они играют роль обратной связи в процессе управления организацией. На этих совещаниях обычно начальник сначала получает от подчиненных информацию о текущем состоянии дел, существующих проблемах, предложения по изменению характера, направлений деятельности, перераспределении сил и средств и пр. На их основе он оценивает общее состояние дел, доносит оценку до подчиненных, согласовывает с ними необходимые меры по регулированию ситуации (поддержанию нормального режима текущей деятельности), отдает соответствующие оперативные распоряжения.

Необходимо помнить, что никакие совещания в иерархической оргсистеме не отменяют принципа единоначалия: все решения, вынесенные на совещаниях по служебным вопросам, имеют лишь рекомендательный характер. Решения, имеющие юридическую силу, всегда принимает лично и в полной мере отвечает за них только начальник.

Подготовка совещания

Совещание может быть обречено на неудачу еще до того, как оно началось, если оно соответствующим образом не подготовлено.

Такие мероприятия бесполезно «съедают» рабочее время, расхолаживают сотрудников, подрывают авторитет начальника.

Подготовка совещания включает следующие мероприятия.

Определение основных характеристик и параметров совещания

Вначале следует определить основные параметры.

1. Цели совещания (зачем оно проводится, т.е. каким должен быть его результат). Прежде чем назначить совещание, убедитесь, что оно необходимо: многие совещания можно не проводить — достаточно побеседовать лично, довести информацию до сведения персонала через секретариат, обменяться письмами по e-mail, провести телеконференцию и т.д. Совещание должно преследовать конкретные полезные практические цели: «определить…», «согласовать…», «обсудить…» и т.п. Обязательно проверьте, может ли цель быть достигнута с помощью совещания.

 Скачать реферат