Служебные совещания в обучающейся (интеллектуальной) организации

2. Замысел (план) совещания:

как его начать;

основные вопросы повестки дня: за счет чего и как ответить на них конструктивно;

как его завершить.

3. Ведущий. Когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, участники совещания зачастую думают не столько об эффективном решении рассматриваемых вопросов, сколько о самосохранении, а потому:

предпочитают «не высовываться» и ведут себя пассивно;

одобряют мысли и предложения руководителя независимо от их рациональности.

Это следует учитывать при выборе стиля проведения совещания. По возможности следует делегировать полномочия по ведению совещаний руководителям-специалистам, наиболее компетентным в обсуждаемых вопросах.

Определение состава участников и материалов к совещанию

Некоторые принципы настолько укоренились в нашем сознании как традиция и повседневная практика, что их непогрешимость и обязательность следования им не вызывают сомнений. Такими принципами, на взгляд автора, являются ограничение состава участников совещаний только непосредственно подчиненными тому или иному начальнику должностными лицами, равнодушие последнего к определению информации, которую необходимо подготовить к совещанию, и эффективности ее подачи. Очевидно, состав участников совещания неэффективно определять только по формальным признакам (по должности, званию, членству и пр.). К совещаниям необходимо привлекать независимо от статуса тех:

в чьей компетенции находятся обсуждаемые проблемы (вопросы);

кто имеет соответствующие знания, умения, способности, возможности, кого в первую очередь касаются обсуждаемые вопросы, чье мнение важно для принятия решения;

кто может предложить интересные идеи, объективно оценить мысли других, конструктивно повлиять на результаты совещания;

кто должен получить на совещании необходимую информацию.

При этом надо учитывать, что необоснованное увеличение числа участников совещания снижает их средний коэффициент участия и удлиняет совещание по времени. Не привлекайте «балласт», разрешайте участникам присутствовать не на всем совещании, а лишь во время обсуждения касающихся их вопросов, а тем, чей вопрос уже обсудили, уходить.

Чтобы быть полезным на совещании, каждый участник, ознакомившись с повесткой дня, должен спросить себя, почему его пригласили, чего от него ждут, и сделать все возможное, чтобы оправдать ожидания. Чтобы дискуссия на совещании была более конструктивной, решения — более обоснованными, при его подготовке важно изыскивать и задействовать всю соответствующую информацию. Для этого руководитель должен узнать, кто, что и насколько хорошо знает и умеет, кто на что способен, какая информация может быть полезной по тому или иному вопросу, где, кому и как ее следует искать, как донести ее до участников совещания. Для облегчения решения подобных вопросов в современных обучающихся организациях составляют и регулярно обновляют карты знаний, в которых указывают, кто / что, где, какой полезной информацией (знаниями) обладает, в какой форме и каким образом ее можно получить.

Определение повестки дня и оповещение участников

В повестке указываются цель, время, место проведения совещания, рассматриваемые на нем вопросы с указанием отведенного на них ориентировочного времени, имена докладчиков (если планируется их привлечение). Следует учитывать, что совещания проводятся в основном для анализа наиболее актуальных и сложных вопросов, требующих коллективного рассмотрения. Рекомендуемое их количество — один-три, несколько более мелких вопросов могут быть вынесены в раздел «Разное». Вопросы повестки располагают, как правило, в логической последовательности, а логически не связанные между собой вопросы — от более к менее важным. В повестке также могут быть указаны форма одежды, перечень материалов (принадлежностей), которые участники должны иметь при себе, что следует подготовить и т.д.

Докладчиками должны быть заинтересованные и компетентные лица; они определяются по желанию (например, если по их инициативе в повестку включены какие-то вопросы) или по личной просьбе руководителя.

Совещания (как регулярную обратную и управляющую связь в контуре управления) целесообразно проводить в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных совещаний), желательно во второй половине рабочего дня, ближе к его концу. Планировать совещание лучше, скажем, на 15:20, а не на 15:00 — это заставит людей быть более пунктуальными.

Полезно согласовать повестку дня совещания с участниками, по крайней мере с ключевыми, например, через локальную сеть, Интернет, записки. В результате повестка может быть оптимизирована по всем параметрам: количеству, формулировкам вопросов, составу участников и выступающих и т.д. Оптимальная повестка повысит эффективность совещания и авторитет начальника.

Готовую повестку следует предоставить участникам в письменном виде до начала совещания так, чтобы они имели достаточно времени на подготовку (на предварительное ознакомление с материалами, продумывание своих выступлений, вопросов к докладчикам, предложений по решению проблем и пр.).

При проведении важного совещания за некоторое время до его начала2 необходимо удостовериться, что все помнят о нем и смогут прийти.

Проведение совещания

Проводить совещания нужно как можно более кратко: рабочее время есть рабочее время. Если совещание требует значительного времени, учтите, что физиологическая граница усталости при совместной работе составляет примерно один час, поэтому через каждый час работы желательно делать перерыв на 10–15 минут.

Чтобы не подрывать статус и не нарушать порядок проведения совещания, не отвлекать внимание участников, напомните им перед началом о необходимости отключить мобильные телефоны.

Сами не прерывайте совещание, не отвлекайтесь на телефонные разговоры, указания секретарю и т.д. за исключением особых случаев. Начинайте совещание вовремя, никого не ждите и ничего не повторяйте для опоздавших. Если они что-то пропустили — спросят у коллег. При этом опоздавшим следует деликатно указать на нарушение регламента.

Совещание может открываться краткой преамбулой ведущего, в которой он доводит до сведения участников необходимую информацию, обращает внимание на обсуждаемые вопросы и цель совещания, «задает тон», настраивает присутствующих на конструктивное взаимодействие.

Это особенно важно, если обсуждаемый вопрос вызывает разногласия в коллективе. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно акцентировать значимость пунктов повестки, поставить перед участниками конкретные проблемы, связать вопросы совещания с интересами присутствующих.

Затем объявляется повестка дня, выбираются комиссия для выработки проекта решения и секретарь, который будет вести протокол.

Рассмотрение очередного вопроса повестки может начинаться с доклада. Как правило, он должен занимать не более семи минут — далее докладчику будет трудно удержать внимание аудитории. Затем проводится дискуссия (прения) по вопросу. Каждого выступившего следует поблагодарить за его идеи, предложения и замечания.

 Скачать реферат