Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций (на примере Мэрии г. Новосибирска)

Должностные инструкции составляются в соответствии со специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы – 6.38.90 ("Требования к оформлению документов").

2.4. Юридическая сила должностной инструкции

На юридическую силу влияют три группы реквизитов.

1. Первая группа называется "Реквизиты бланка". Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: "Утверждаю", "Должностная инструкция" – писать необходимо на бланках. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее.

2. Вторая - "Реквизиты состава удостоверения документов".

3. Третья группа реквизитов - это "Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления".

Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать название города. Некоторые недовольны тем, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.

2.5. Внесение изменений в текст должностной инструкции

В целом инструкция может действовать годами. Изменения требуются только в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д.

Некоторые кадровики обновляют должностные инструкции, например, если сменился работник, расписавшийся на инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность.

Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

Глава 2.

Анализ должностных инструкций

Итак, в практической части своей курсовой работы я должна проанализировать должностные инструкции, а именно должностные инструкции сотрудников Отдела организационно-кадровой работы и контроля департамента земельных и имущественных отношений мэрии г. Новосибирска, в котором я проходила практику. Для анализа я взяла три должностные инструкции: должностные инструкции двух главных специалистов и должностную инструкцию техника отдела.

Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля

Первый раздел как по нормативной структуре, так и в моей инструкции называется “Общие положения”. Его содержание также соответствует структуре, т.е. в нем отражены все пункты (Назначение должности; Структура подчинения и взаимодействия; Нормативные документы, регламентирующие деятельность; Процедуры назначения на должность и освобождения от должности). Недочетом является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. Кроме того, не освещено внутридолжностное квалификационное категорирование.

Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников. Но по этому поводу не могу сказать ничего определенного (все они отражены или не все), поскольку у меня нет на руках должностных инструкций всех сотрудников отдела. Единственное, хочу сказать по поводу последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.

Следующий раздел “Права” соответствует структуре. Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей, иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. Недочетом является то, что последний пункт начинается конструкцией “Имеет право на…”, в то время как предыдущие пункты начинались с глаголов в неопределенной форме. Поэтому чтобы сохранить “синхронность” синтаксических конструкций, необходимо перестроить предложение в последнем пункте так, чтобы оно тоже начиналось с инфинитива.

Четвертый раздел как по нормативным требованиям, так и по моей инструкции называется “Ответственность”. Содержание его в целом соответствует требованиям, только вместо указания соответствующих форм ответственности за определенные нарушения здесь даны ссылки на законы, что в принципе допустимо.

В большинстве источников четвертый раздел является последним. Но на лекциях говорилось, что существует еще раздел “Требования объективной квалификации”, который в случае четырех разделов должен был быть освещен в Общих положениях.

В моей должностной инструкции имеется еще 5-й и 6-й разделы “Профессиональные знания” (что является одним из подпунктов Требований объективной квалификации) и “Квалификационные требования” (которые и нужно было указать в Общих положениях). Здесь же они выделены в отдельные разделы, но тем не менее освещены.

По нормативам в конце документа должно быть три подписи. Но в моей должностной инструкции одна в принципе отсутствует: нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ также не хватает расшифровки подписи и даты.

Гриф об утверждении сделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (есть только год).

Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля

Раздел “Общие положения” должностной инструкции второго главного специалиста идентичен должностной инструкции первого главного специалиста (за исключением второго пункта, где перечислено меньшее количество объектов взаимодействия, чем в первом случае), поэтому останавливаться на анализе первого раздела не буду.

Следующий раздел “Должностные обязанности” соответствует структуре. От первой инструкции отличается набор обязанностей, поскольку это все-таки другой человек. А в целом замечания для раздела такие же, как и в первом случае.

Раздел “Права” тоже практически идентичен соответствующему разделу первой должностной инструкции, только менее объемный (в нем на 1 пункт меньше). Комментарии и рекомендации аналогичны первому случаю.

 Скачать реферат