Прием иностранных гостей

- приема иностранных делегаций и отдельных лиц;

- назначения ответственных за подобный прием работников, в том числе специалистов организации, имеющих право участвовать в переговорах, а также должностных лиц, ответственных за разработку программы пребывания и составление сметы расходов;

- выдачи подотчетных сумм на представительские расходы (перечень, работников организации, которые могут получать средства на указанные расходы под отчет);

- расходования средств на представительские расходы;

- документального оформления представительских расходов с указанием срока представления отчетов и документов, подтверждающих фактические расходы.

В то же время если приезд гостей из-за рубежа для вашей организации - явление из ряда вон выходящее, то в качестве варианта можно предложить издание приказа (распоряжения) руководителя о приеме иностранной делегации и назначении лиц, ответственных за проведение данного мероприятия, разработку программы пребывания и составление сметы расходов.

Кроме положения об учете представительских расходов организации для обоснованного включения представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) и в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо оформить еще множество других документов, связанных с приемом иностранных гостей. Перечислим наиболее важные из них:

- ходатайство юридического лица о приглашения членов иностранной делегации;

- приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия;

- программа пребывания иностранной делегации;

- смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации;

- акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.

Кроме того, в случае необходимости нужно будет подготовить программу проведения переговоров, договоры на оказание транспортных услуг и услуг по культурному и бытовому обслуживанию (если для этого привлекаются сторонние организации или индивидуальные предприниматели), услуг по переводу (со специализированной организацией или переводчиком - физическим лицом) и т.д.

Рассмотрим особенности подготовки некоторых из этих документов.

Ходатайство юридического лица о приглашении членов иностранной делегации

Для того чтобы иностранные граждане могли к нам приехать, им необходимо получить визы Республики Беларусь на въезд на территорию нашей страны. При этом нужно учитывать нормы Инструкции о порядке выдачи виз Республики Беларусь иностранным гражданам и лицам без гражданства, утвержденной постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 14.06.2006 № 82 (далее - Инструкция № 82). В соответствии с п. 3 этого нормативного акта иностранец может въезжать в нашу страну и выезжать из нее по действительному паспорту или иному заменяющему его документу, предназначенному для выезда за границу, при наличии визы Республики Беларусь (далее - виза). Исключение составляют государства, с которыми международными договорами или решением Президента Республики Беларусь у нас установлен безвизовый режим (пример - Российская Федерация, граждане которой приезжают к нам, когда захотят, не оформляя при этом никаких документов).

Виза представляет собой оформленное в установленном порядке разрешение, которое дает иностранцу право на пересечение государственной границы Беларуси в целях въезда в нашу страну, пребывания на ее территории и последующего выезда. Действует она в течение указанного в ней срока.

Визы для въезда в Беларусь выдаются дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь, а также консульским управлением Министерства иностранных дел. Услуга эта не бесплатная: за выдачу виз взимается консульский сбор или государственная пошлина.

Визы делятся на однократные, двукратные и многократные. При этом однократная виза дает право на однократный въезд, пребывание и выезд из Республики Беларусь в период указанного в визе срока и в течение указанного количества дней пребывания, но не более 90 суток, что вполне достаточно для проведения любых переговоров.

Поэтому чаще всего члены иностранных делегаций приезжают в нашу страну по деловым однократным въездным визам. Для осуществления деловой поездки (без права работы по найму) въездная виза выдается на основании ходатайства юридического лица, оформленного на фирменном бланке с указанием его полного наименования, почтового адреса и телефона, а также обязательства данного юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скрепленного его печатью юридического лица, составленного по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 82. Для полноты изложения отметим, что в настоящее время действуют Правила пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.01.2006 № 73.

Более подробную информацию о приглашении иностранных делегаций и отдельных лиц, а также о документах, которые необходимо подавать для открытия им виз, можно узнать в подразделениях по гражданству и миграции органов внутренних дел по месту расположения вашей организации или в Министерстве иностранных дел.

Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия

Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия (далее - приказ), должен быть подготовлен заблаговременно, чтобы у назначенных «крайними» сотрудников было время для подготовки. Приказом, вопервых, назначается главное ответственное за прием иностранной делегации должностное лицо, указания которого, связанные с данным поручением, должны выполнять все остальные. Во­вторых, в приказе указывается цель приезда иностранной делегации, время ее пребывания в нашей стране, количество членов делегации, а также работники, сопровождающие делегацию.

Кроме того, в приказе можно оговорить и некоторые технические вопросы: место проживания иностранной делегации, организацию питания ее членов с указанием, за чей счет производится оплата, вопросы обеспечения перевода с родного языка зарубежных гостей на русский (напомним, что во время проведения переговоров необходим синхронный перевод), сроки отчета лица, ответственного за прием иностранной делегации, и т.д.

Приведем пример приказа о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия.

ООО «Лютик»

ПРИКАЗ

01.06.2009 № 50

г. Минске

О приеме иностранной делегации из Великобритании

Для ведения переговоров с компанией «Пофигруп лимитед» с целью в ООО «Лютик» прибывает делегация во главе с генеральным директором господином Джоном Литлвиком в количестве 4 (четырех) человек на срок 3 дня с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за организацию приема иностранной делегации коммерческого директора Петрова П.П.

2. Назначить сопровождающими иностранную делегацию следующих лиц:

 Скачать реферат