Правила составления документов

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Понятие контракта, требования к нему и правила составления

От того, насколько грамотно и продуманно составляются контракты на поставку товаров, напрямую зависит эффективность Вашей деятельности и защищенность Ваших интересов. Именно контракт детально регулирует отношения между продавцом и покупателем, при соблюдении всех законодательных требований. Именно в контракте указывается, какой товар должен быть поставлен, какого качества, в каком количестве, в какой срок, как будет осуществлена его транспортировка и т.д. Всего лишь одна неточность в контракте может обернуться для Вас серьезными проблемами и убытками. На первый взгляд, может показаться, что правильно составить контракт – задача несложная и не требующая больших усилий. Но на самом деле этот процесс таит в себе множество моментов, требующих максимального внимания, осмысления, проверки и знания ряда нюансов. Предлагаем Вам описание наиболее важных факторов и требований, которые необходимо учитывать при составлении контракта.

Общие требования к контракту

Пожалуй, самое главное требование при составлении контракта – четкость и однозначность его формулировок. Все без исключения формулировки в тексте контракта не должны допускать двоякого толкования. Также недопустимо противоречие друг другу различных статей контракта. Применение правильных формулировок требует твердого знания терминов, используемых во внешней торговле. Даже самые очевидные, на первый взгляд, понятия могут заключать в себе подвох.

Вот только некоторые примеры:

– часто путают продавца, отправителя товара и получателя платежа. В ряде случаев это может быть не одно лицо, а три разных, каждое из которых выполняет свою функцию в сделке. И из-за ошибки деньги за товар могут быть переведены совсем не тому, кому следует.

– иногда считают, что понятия «поставка» и «отгрузка» – это одно и то же. На самом деле, поставкой называется передача товара продавцом покупателю в согласованном месте, а отгрузкой – погрузка товара продавцом в транспортное средство перевозчика (как правило, на складе продавца). При составлении внешнеэкономических контрактов на поставку товаров необходимо руководствоваться международными нормами торгового права.

Из них наибольшее практическое применение имеют:

Базисные условия поставки товаров в договорах купли-продажи товаров, систематизированные и опубликованные Международной торговой палатой (Париж) в издании «Инкотермс‑2000» (стандартизированные условия поставки в международной торговле);

Венская конвенция ООН о международной купле-продаже товаров от 10 апреля 1980 г.

Нужно отметить, что для российских компаний указание во внешнеторговом контракте и грузовой таможенной декларации условий поставки в соответствии с «Инкотермс» является обязательным. Однако ссылка в контракте на конкретные пункты «Инкотермс» вовсе не означает, что все вопросы, касающиеся цены товара, его перевозки, распределения рисков и перехода права собственности на товар уже автоматически решены и не требуют дополнительных разъяснений. Стандартизированные условия «Инкотермс» – это всего лишь свод общих торговых правил, где допускается несколько вариантов построения одной и той же цепочки поставок, а в описании условий поставок предлагаются различные варианты обязанностей сторон. Например, условия поставки FCA в редакции «Инкотермс‑2000» обязывают покупателя «за свой счет заключить договор перевозки товара… за исключением случая, когда договор перевозки заключен Продавцом…». В такой ситуации желательно, чтобы стороны четко указали в контракте, кто из них должен заключить договор перевозки.

Не менее важным требованием к контракту является то, что он должен детально описывать все звенья цепи поставок. В нем должны быть предусмотрены все возможные варианты развития событий и решения для каждого из них. Как реагировать, если товар отгружен не полностью или поврежден при транспортировке? Когда будет поставлен товар: сразу или в течение какого-то срока? Должны ли Вы оплачивать счет, если товар поставлен Вам с опозданием, из-за чего затруднена его реализация? Все эти и еще многие другие моменты должны быть четко прописаны в контракте. Иностранным партнерам нередко бывает трудно разобраться в особенностях российского внешнеэкономического законодательства (таможенного, налогового, валютного). Стоит помнить и про разницу менталитета и деловых обычаев в разных странах. Сохранение взаимовыгодного партнерства во многих случаях будет зависеть от того, насколько точно и подробно в контракте прописаны права и обязанности сторон и пути разрешения конфликтов.

Основные статьи контракта

Рассмотрим пример стандартного контракта на поставку товара из-за рубежа.

Преамбула или вводная часть.

«Фирма /название/, именуемая в дальнейшем Продавец, в лице /должность, имя/, действующего на основании /Устава / Доверенности/, с одной стороны, и фирма /название/, именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице /должность, имя/, действующего на основании /Устава / Доверенности/, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:»

Вводная статья должна содержать:

– наименование и номер контракта,

– место и дату заключения контракта,

– определение сторон, совершающих сделку.

Важно обращать внимание на то, кто является лицом, уполномоченным подписывать контракт от имени компании. По законодательству большинства стран таким лицом может выступать либо руководитель фирмы, действующий на основании устава, либо ее сотрудник, который действует на основании специальной доверенности (копия доверенности, подписанной руководителем фирмы, должна прилагаться к контракту). Этот момент имеет значение не только потому, что копию доверенности могут потребовать при таможенном оформлении или налоговой проверке. При наличии такого документа руководство другой стороны не сможет отказаться от исполнения своих обязательств, мотивируя это тем, что сотрудник, подписавший контракт, не имел необходимых полномочий.

 Скачать реферат