Оформление дел

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела;

- примечание.

-

При составлении описи соблюдают следующие правила:

- дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенкла­туре;

- каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номе­ром;

- графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, выне­сенными на обложку дела;

- в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о на­личии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

- при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок пер­вого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозна­чают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут пол­ностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

Пример:

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую за­пись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства орга­низации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за дело­производство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения[9].

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утвержде­ния должна быть ею одобрена.

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив органи­зации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Заключение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

- систематизацию документов в делах;

- проведение экспертизы ценности документов в делах;

- оформление дел;

- составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сло­жился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают са­мый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние эк­земпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов эксперт­ных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (на­пример, при определении подлинности документа, принадлежности докумен­та к данному делу и т.п.).

[1] Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

[2] Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.

[3] Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».

[4] При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись.

[5] ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

[6] Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.

[7] Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

[8] Передаются вместе с делами канцелярии.

[9] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.

 Скачать реферат