Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях

Введение

Существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ)

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять "необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

- координация работы офиса;

- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

 Скачать реферат