История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения

Для того чтобы овладеть методикой определения сроков хранения документов по перечням, следует тщательно изучить структуру перечня.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть— описательные статьи — представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов – период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Справочный аппаратпомогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов.

Таким образом, перечни документов являются одновременно инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и инструментом по комплектованию архивных учреждении.

С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит так называемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостью сохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов как государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

Заключение

Своеобразным итогом деятельности ВНИИДАД на первом этапе стало включение в 1970 г. двух научных дисциплин – архивоведение и документоведение – в номенклатуру научных специальностей.

Работами в сфере документоведения ВНИИДАД на этом этапе сумел завоевать определенный авторитет в государственных учреждениях и организациях, особенно ведавших вопросами совершенствования управления. В области архивоведения несомненной заслугой института явилось внедрение в архивную практику понятий, получивших наименование информационного подхода в архивоведение, как результат синтеза традиционных архивоведческих и источниковедческих представлений и понятий документалистики, информатики и кибернетики. Немалую роль в этом сыграл существовавший тогда в институте научно-теоретический семинар, генератором идей которого были К.И. Рудельсон, В.Н. Автократов, Г.Г. Воробьев и др.

Коротко резюмируя итоги второго периода научной деятельности в институте можно сделать вывод, что она в целом соответствовала существовавшей советской административно-командной системе централизации архивного дела, отвечала ее запросам в области унификации, стандартизации, организации процессов работы с документами в делопроизводстве и архивов, в деле научно-методического обеспечения архивной системе в области отбора, описания, архивного поиска, методов публикации и бюджетной экономики архивного дела.

Рассматривая итоги третьего периода, где накапливается научный потенциал для создания новой общероссийской системы управления документацией, которая должна перейти на смену ЕГСДОУ, и комплекса обновленных стандартов на документацию.

Эти и другие работы, созданные ВНИИДАД в последнее время, подтверждают, что его научный потенциал соответствует потребностям архивных учреждений системы Государственной архивной службы России и документационных служб. Институт способен откликаться на сегодняшние требования на уровне возможностей отраслевой науки. Но, очевидно, для научного учреждения сегодня этого недостаточно. Необходимо развить творческие контакты всех научных сил, которые сосредоточены в научных и учебных учреждениях Москвы и которым небезразличны судьбы отечественного архивного дела.

Исходя из выше перечисленной информации по истории делопроизводственных фондов XVIII в. Очевидно, что задача их полного охвата системой справочников по их составу и содержанию, долго являвшаяся главной, к настоящему моменту в целом разрешина. Конкретные направления совершенствования этой системы могут быть бесконечно разработаны и едва ли поддаются точному прогнозированию. Однако дальнейшее развитие научно-поискового аппарата пойдет по линии соотнесения новых разработок с уже существующими и сохранения последних от необоснованного забвения, а более пристальное внимание будет уделено проблемам восстановления утраченной целостности документального наследия высших, центральных и местных учреждений эпохи.

Так же важна и научно-методическая деятельность ВНИИДАД. Основной нормотивно-методический документ, где раскрывается требования по ведению делопроизводства и сохранности архивных документов, является «Основные правила работы архивов организации», вышедший в свет в 2002 году взамен правил 1987 года.

Делая вывод, с точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней, вызвана необходимостью сохранить, наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документа для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов, как в государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценности документов идет поэтапно – создание типовых перечней документов постоянного хранения. Затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения.

В планах научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций федеральной архивной службы и организаций федеральной архивной службы на 2002-2003 гг. предусмотрено новое направление – создание баз данных для архивов организаций. В 2005 г. запланировано и осуществлено внедрение ВНИИДАД программного комплекса «Архив организации». В плане отражена работа с общеотраслевыми базами данных («Зарубежная архивная Россия».), разработка общеотраслевого классификатора документной информации, создание аналитического обзора по опыту публикации исторических документов на компакт-дисках (CD-ROM).

Реформирование в ВНИИДАД отразилось и на развитии архивного дела в Омской области, министр министерства государственно-правового развития Бутаков внес большой вклад в развитие архивного дела - реструктуризировал архивную службу города Омска; построен новый исторический архив с учетом зарубежного опыта сохранности документов.

 Скачать реферат