История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения

Временное хранение документов государственной части АФРФ осуществляется:

· архивных документов федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – в течение 15 лет;

· архивных документов органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения –в течение 10 лет;

· архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — в течение 5 лет.

В течение этих лет государственные организации обязаны не только сохранять архивные документы, но и вести их учет, создавать средства поиска информации в документальном массиве, использовать документы в интересах своей организации и по другим запросам, подготавливать документы к передаче на государственное хранение. «Основные правила работы архивов организаций» устанавливают положения, нормы и требования к работе архива, выполнение которых позволяет ему в полной мере осуществлять свои функции.

Основные правила не распространяются на секретную документацию. Они не носят обязательного характера для организаций, не отнесенных к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственных организаций. Работа с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (аудиовизуальными), научно-техническими, картографическими, телеметрическими документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Основные правила обязательны только для архивов организаций (как государственных, так и негосударственных), хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности Основные правила обязательны для всех государственных организаций. Таким образом, вводные положения Основных правил оставляют возможность двоякой трактовки важнейшей проблемы сферы их применения.

Основные правила по объему компактные. В них десять разделов вместо четырнадцати. В них осталось 150 страниц вместо 173. Основные правила охватывают все направления деятельности ведомственных архивов: экспертизу ценности документов, комплектование архива, обеспечение сохранности, организацию, учет, использование документов, научно-справочный аппарат к ним, порядок передачи документов, организацию работы архива.

Изменено понятие ответственности за ведение архивов. Если в Правилах 1986 года ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несли их руководители, то в Основных правилах записано, что «должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами».

Отличительной чертой рассматриваемых Основных правил является регламентация процессов работы с электронными документами.

Изменены основные (в редакции Правил 1986 года — главные) задачи архива. Исключены методическое руководство и проверки состояния организации документов в делопроизводстве организации и подведомственных организациях. Эта задача заменена функцией проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях-источниках комплектования. В раздел «права архива» включен контроль правил работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива. Тем самым архив имеет право контролировать делопроизводство, хотя такая задача перед ним не стоит.

Права архива изменены и сужены. Снят пункт о праве архива давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива. В Основных правилах архив организации имеет право: требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива; запрашивать от структурных подразделений и организаций-источников комплектования необходимые для работы архива сведения; участвовать в мероприятиях, проводимых государственными архивными учреждениями.

Раздел об экспертизе ценности документов открывается описанием ее нормативно-методических основ.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Это определение новаторское, так как в нем отсутствует обязательное для предыдущих нормативных материалов по экспертизе ценности документов указания на принципы ее проведения. В Основных правилах не раскрывается содержание принципов экспертизы.

Теория экспертизы и практика отбора документов не идентичны. Практическая экспертиза — массовый акт. В ней не исключены ошибки: ценные документы могут быть по каким-то причинам уничтожены и в то же время оставлены малоинформативные документы, вероятность которых стать источником какого-либо исторического исследования ничтожна (хотя, и не исключена). Отсюда особое внимание к критериям экспертизы, при помощи которых вырабатываются конкретные суждения о наличии или отсутствии постоянной ценности документов.

Критерии– логические единицы теории экспертизы, мерила ценности, выступающие в качестве определенных эталонов информационных качеств документов. Критерии-эталоны выражают в обобщенном виде взгляды архивоведения на постоянную историческую ценность документов. Их применение обнаруживает не только позитивное (защитное), но и негативное отношение к документам, определяющее отказ от основной их массы.

Изменились связи управления. Большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные — менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат — изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых функций, например маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

Все это приводит к изменению системы документирования деятельности организаций, а, следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности. Отсюда изменение ставших в архивоведении классическими представлений о главных и неглавных функциях, задачах организаций, т.е. их значении.

Сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций, остается задачей архивистов. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, товаров, услуг, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах, трудовые, общественные традиции, стабильность существования, работа в экстремальных условиях, особо важная роль в развитии определенной сферы деятельности в стране или на конкретной территории, преемственность указанны факторов для вновь созданных или преобразованных организаций.

 Скачать реферат