Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом

Введение

Для эффективного управления персоналом важно наладить качественное информационно-аналитическое сопровождение работы с людьми в организации. Такое сопровождение, как показывает практика, важно и для коммерческих организаций, и для аппарата государственных органов. Мониторинг внутриорганизационных кадровых процессов сочетается с оценкой ситуации на рынке труда, анализом развития человеческого потенциала региона, страны. Интеллектуальное сопровождение управления персоналом опытным кадровиком и руководителем позволяет избежать серьезных проблем и кризисов.

Цели информационно-аналитического обеспечения управления персоналом

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом представляет собой совокупность организационных, методических и интеллектуальных видов деятельности по сбору, систематизации, анализу, хранению и использованию сведений о работающих или готовящихся к поступлению на работу сотрудниках, а также оценку кадровых процессов в отрасли и на региональном рынке труда.

Цель информационно-аналитического обеспечения управления персоналом - в создании достоверного знания о кадровых процессах в организации, о потребностях организации в работниках соответствующей квалификации, о путях преодоления кадровых кризисов, таких, как недостаток персонала или, напротив, его избыток в моменты реорганизации или перепрофилирования, о методах обеспечения служебного роста работников.

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом - неотъемлемая часть всех кадровых технологий, поскольку подготовка информации о работниках, анализ этой информации позволяют правильно оценивать людей, наиболее полно использовать человеческие ресурсы организации.

Для проведения в интересах управления персоналом информационно-аналитической работы необходимо решить нескольких взаимосвязанных задач:

- вести статистический учет кадров;

- установить и соблюдать порядок предоставления персональной информации, ведения личных дел;

- внедрять и использовать электронные системы обработки данных, такие, например, как система «Кадры»;

- организовать с привлечением специалистов научное изучение данных о персонале;

- установить и соблюдать регулярность в проведении анализа

данных о персонале организации;

- доводить до сведения руководителей организации результаты такого анализа.

В информационно-аналитическом сопровождении управления персоналом важна организационная сторона дела. В крупных кадровых службах выделяются в отдельные подразделения специалисты, занимающиеся этой работой. В небольших - такую деятельность ведут либо на постоянной основе штатные кадровики, либо периодически приглашаемые эксперты, в том числе и кадровые аудиторы.

Информационно-аналитическая работа в интересах управления персоналом особенно нужна на отдельных стадиях развития организации: при ее расширении и росте, при реорганизации и перепрофилировании, т.е. в те моменты, когда решения по персоналу становятся ключом к успешному преодолению противоречий. Однако, как показывает практика, анализ состава работников и в периоды стабилизации внутриорганизационной жизни также необходим: зачастую новые, подспудно развивающиеся тенденции трудно оценить и даже заметить без специально проведенного исследования.

Функции кадровой информации

Для организации информационного сопровождения управления персоналом важно определить функции информации о персонале. Главной ее функцией является уведомительная, когда полученные сведения накапливаются в том объеме, виде и качестве, какие необходимы для объективного представления личности работника, всего коллектива работников.

Познавательная функция отражает отдельные, специально выделенные в карьере или биографии человека стороны его деятельности, когда в соответствии с задачей планирования работы с персоналом или проектирования должностей ввиду новых целей, стоящих перед организацией, идет поиск кандидатов на выдвижение или замещение должностей по их квалификационным и иным данным.

Важна также реконструктивная функция информации в работе с персоналом: сведения о людях позволяют соотносить стоящие перед организацией цели и задачи с потенциалом занятых сотрудников, дают возможность определить направления дальнейшей работы с персоналом по повышению его квалификации и т.д.

Информационная деятельность должна вестись непрерывно, в режиме мониторинга. Устаревшие, необновленные данные о служащих теряют свою ценность. Только наличие актуальных сведений позволяет вести анализ кадровой информации и контролировать деятельность служб по управлению персоналом, организации в целом. Анализ этой информации не может осуществляться без профессиональной архивации документальных материалов о работниках.

Актуализация информации предусматривает постоянный обмен сведениями с внешними организациями для того, чтобы получать данные о состоянии кадровой работы в той предметной сфере, где действует организация, о современных требованиях к персоналу, о конъюнктуре на рынке труда.

Кроме того, сбор и обработка персональных данных должны осуществляться добросовестным и законным способом. Соблюдение законодательства в сфере работы с персональными данными — основа всей информационно-аналитической деятельности при управлении персоналом. Информация о персонале собирается по заранее определенным критериям, на базе сведений, переданных работником добровольно. Статистическая оценка персонала должна быть обезличенной, характеризовать работников как целое, без идентификации отдельных тенденций с теми или иными конкретными людьми в организации.

Цель обработки персональных данных должна соответствовать полномочиям и компетенции того, кто ведет такую обработку. То есть при работе с персональными данными необходим режим конфиденциальности, обработка персональных данных для статистических, научных и иных аналогичных целей допустима при соблюдении гарантий по обеспечению прав субъектов персональных данных на неприкосновенность частной жизни.

Общим требованием при осуществлении трудовых отношений стало соответствие объема и характера обрабатываемых персональных данных, а также способа их обработки целям, ради которых эта обработка проводится. То есть, готовится ежегодный отчет о развитии персонала организации, то необходимо брать данные на всех работников без исключения; эти данные следует, однако, представлять в виде простых статистических распределений по отдельным позициям отчета, таким, как средний возраст работников, уровень их квалификации и т.д. Если же конечным результатом должен стать анализ персонала отдельного подразделения, то берутся данные этого подразделения, соотносятся с общими сведениями по организации только для отражения особенностей развития совокупности работников.

Персональные данные не должны быть избыточными для достижения целей обработки. Помимо того что дополнительные сведения способны затруднять проведение анализа, это может явиться и нарушением законодательства, в частности Трудового кодекса, которым установлено, что данные собираются только в пределах, необходимых для трудовых отношений.

 Скачать реферат