Как организовать проект по описанию и оптимизации бизнес-процессов предприятия?

Организация проекта описания и оптимизации БП — технология не сложная, тем не менее, она имеет строгие правила. Чем отличается описание бизнес-процессов от моделирования? Описание предполагает построение модели бизнес-процессов предприятия, это анализ и отражение существующего положения вещей — «как есть». Моделирование — это построение новых моделей на базе имеющихся на предприятии бизнес-процессов — «как должно быть». Проясним в данном выпуске основные этапы организации проекта по описанию и моделированию бизнес-процессов.

1. Описать цели и задачи проекта. Каких результатов нужно достичь в результате проекта? Обычно целеполагание осуществляет лицо, принимающее решение (ЛПР). Сформулированные ЛПР цели и задачи могут в дальнейшем уточняться, детализироваться на проектной группе.

2. Сформировать проектную группу по описанию и оптимизации. Кого туда включать? Обязательно в проектную группу должны быть включены «хозяева» процессов. Например для банка, «хозяевами» будут являться руководители подразделений, отвечающих за кредитование, торговые операции, инкассацию, бюджет и т. д. На проектной группе:

определяются процессы, подлежащие описанию и оптимизации,

составляется план мероприятий,

распределяются задачи и обязанности,

назначаются ответственные

Необходимо организовать обучение проектной группы правилам и технологиям описания и моделирования бизнес-процессов. Далее проектной группой выбирается способ описания и представления бизнес-процессов и составляется словарь, который будет использоваться при описании и моделировании БП. Это нужно, чтобы исключить ситуации, когда один и тот же документ в разных подразделениях назывался по-разному. При описании это вносит сумятицу, несогласованность моделей, хаос и путаницу во время анализа. Поэтому лучше сразу определиться с терминологией.

3. Описание процессов «как есть».

На данном этапе происходит:

Сбор информации о бизнес-процессах предприятия (собеседования с участниками бизнес-процессов, анкетирования и т.д).

Построение моделей бизнес-процессов «как есть».

Согласование и корректировка моделей.

4. Моделирование бизнес-процесса. На данном этапе аналитики проектной группы анализируют модель «как есть», осуществляют поиск «узких мест» и составляют рекомендации по оптимизации бизнес-процесса. Далее, проектная группа выстраивает модель «как должно быть» с учетом рекомендаций и поставленных перед проектной группой целей. Далее построенная модель оптимизированного бизнес-процесса проходит процедуру согласования, коррекции и утверждения.

5. Организация и проведение работ по изменению существующих БП в соответствии с моделями «как должно быть».

На данном этапе выстраивается план мероприятий по внедрению изменений в существующие бизнес-процессы предприятия, определяются способы, очередность изменений, разрабатываются новые регламенты и стандарты, технологии выполнения работ и операций, проводится обучение сотрудников и руководителей предприятия и т. д.

6. Анализ проведенных изменений. Здесь оценивается эффективность проведенных изменений, их соответствие поставленным целям. Если необходимо — разрабатываются корректирующие мероприятия.

7. Регулярный мониторинг БП. Вырабатывается система оценки эффективности бизнес-процессов (стоимость, скорость, качество выполнения и т. д.). Они сравниваются с выработанными показателями эффективности. Итак, подводя итоги можно сказать, что описание и оптимизация бизнес-процессов позволяет:

сокращать время и стоимость выполнения процессов;

обеспечивать качество продуктов процесса (удовлетворенность потребностей и ожиданий клиентов);

создает новые процессы (например, процессов развития, управления человеческими ресурсами и т. д.);

создает эффективную систему контроля;

создает «живые» управленческие документы и регламенты, превращая бизнес-процесс в технологию.

Кейс-средство для описания БП:

Успех в бизнесе часто зависит от того, насколько хорошо организованы деловые процессы, отвечающие стратегическим целям предприятия. IDEF0/EMTool — это мощное CASE-средство функционального моделирования, которое позволяет описывать, анализировать и совершенствовать сложные деловые процессы. Оно помогает выявить и устранить лишние или неэффективные операции, снизить затраты, повысить производительность. IDEF0-модель позволит четко выявить факторы, оказывающие влияние на деятельность организации: какие операции являются наиболее критичными, как повысить их эффективность, какие ресурсы требуются для этого. Все это позволит получить целостное представление о том, как работает предприятие, начиная от маленького подразделения и заканчивая предприятием в целом.

Средство моделирования

IDEF0/EMTool автоматизирует большую часть задач, решаемых при построении моделей процессов, а также обеспечивает автоматическую проверку синтаксиса модели и контроль связности частей модели между собой. Эти свойства отличают IDEF0/EMTool от обычного графического редактора.

Оценка операций и процесса

IDEF0/EMTool обеспечивает возможность определения атрибутов, характеризующих отдельные операции и модель в целом. Это позволяет проводить необходимые вычисления для Функционально-Стоимостного Анализ (ФСА) и временного анализа деловых процессов.

Выявление «Узких Мест»

В IDEF0/EMTool атрибуты могут описывать не только количественные, но и качественные показатели модели. Это дает возможность анализировать модель с помощью качественных метрик эффективности. Например, выявлять в составе деловых процессов операции, не добавляющие стоимость, вспомогательные операции и др. Такого рода операции являются “узкими” местами, т.к. они порождают затраты, но не создают потребительской стоимости.

 Скачать реферат