Планирование как функция менеджмента

Эффективно разработанные цели организации представляют собой иерархическую структуру: достижение целей низшего уровня позволяет достичь целей более высокого уровня. Такая система называется цепочкой промежуточных результатов. Оперативные цели обеспечивают достижение тактических задач, а тактические – решение стратегических задач. За достижение стратегических задач обычно отвечает высшее руководство, тактических – менеджеры среднего звена, оперативных – менеджеры первой линии и рядовые сотрудники (рис.). В настоящее время имеет место тенденция к сокращению числа менеджеров среднего звена организаций и передаче части полномочий работникам. Таким образом, рядовые рабочие принимают всё большее участие в постановке целей и процессе планирования.

В принципе любая организация имеет иерархию планов. В ряду соподчиненности можно различить следующие виды планирования: общее

(долгосрочное основополагающее, концепция фирмы), стратегическое

(долгосрочное развитие фирмы, сфер быта, производства, персонала), тактическое (условий хозяйственных операций – производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций, персонала и т.д.), оперативное планирование (конкретных действий на краткосрочный период).

Критерии эффективности целей

Для того чтобы процесс постановки целей не превратился в формальную обязанность, следует придерживаться определённых правил и рекомендаций.

Характеристики целей

Цели организации на всех уровнях (стратегическом, тактическом и операционном) должны обладать следующими характеристиками.

v Конкретность и измеримость

v Охват всех ключевых результатов

v Труднодостижимые, но реальные цели

v Четко определённый период времени

v Непосредственная связь с уровнем вознаграждения

Конкретность измеримость.

По мере возможности цели должны иметь количественное выражение. Например, «увеличение прибыли на 2%», «снижении доли забракованной продукции на 1%», «повышение коэффициента средней эффективности служащего с 3,5 до 3,7», так как стимулирующий эффект общих, пространных словесных формулировок весьма низок. На высшем уровне управления цели могут носить как количественный, так и качественный характер. Также будет легко определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей. Что становится важным для выполнения контрольных функций.

Охват всех ключевых результатов

Менеджмент не имеет возможности определить конкретные цели по всем аспектам деятельности организации, для каждого работника (если бы это было возможно, число целей было бы настолько велико, что они потеряли бы всякий смысл), поэтому менеджерам следует выделить несколько ключевых областей: не больше четырёх-пяти для каждого отдела или вида деятельности. Ключевые области – это виды деятельности, от которых, в основном, зависит результат работы компании.

Труднодостижимые, но реальные цели

Единственный результат изначально недосягаемой цели – ухудшение морального состояния сотрудников. Точно также постановка простых целей означает снижение мотивации работников к их достижению. Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации, может привести к катастрофическим последствиям. Если цели недостижимы, стремление работников к успеху будет блокировано и их мотивация ослабнет.

Поскольку в повседневной жизни принято связывать вознаграждение и повышение по службе с достижением целей, недостижимые цели могут сделать средства, используемые в организации для мотивации сотрудников менее эффективными.

Непосредственная связь с уровнем вознаграждения

Воздействие целей на деятельность организации в конечном итоге зависит от повышения заработной платы, продвижения по служебной лестнице или иного, связанного с их достижением, вознаграждения. Если сотрудник выполнил поставленную перед ним задачу, они должен получить заслуженную

награду. Вознаграждение придаёт поставленным целям значимость и важность

Горизонты планирования

Постановка целей предполагает указание периодов времени, за который они должны быть достигнуты, иными словами, определение крайних сроков, дат, к которым необходимо получить поставленные результаты.

Таким образом, все цели и планы компании имеют определённый временной горизонт. Поэтому по срокам выполнения планы принято разделять на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Долгосрочные (свыше пяти лет) относятся в основном к категории стратегических планов.

Среднесрочные (от года до пяти лет) выполняются в виде различного рода программ и заключаются в определении тактических целей.

Краткосрочные(до года), включают оперативные цели отделов и работников, а также имеют форму бюджетов, сетевых графиков.

Обзор техники и видов планирования

Классификация планирования

Планирование систематизируется по ряду признаков. Признак планирования указывает на область деятельности, к которой относится результат, задаваемый целевой установкой. Следовательно, масштаб цели характеризует уровень, на котором должна проводиться разработка планирования:

v последовательное планирование (новый план составляется по истечении срока действия предыдущего),

v скользящее планирование (по истечении части срока действия предыдущего плана производится его ревизия на оставшийся период и составляется новый на период после окончания всего срока предыдущего и т.д.),

v жесткое планирование (конкретно указываются все цели и мероприятия), гибкое планирование (учитывается возможность возникновения неоднозначных условий и пересмотра плана с их учетом).

Можно выделить некоторые характерные особенности планирования в зависимости от целей.

В американских компаниях главное - это объединение стратегий всех подразделений и распределение ресурсов;

В английских компаниях - ориентация на распределение ресурсов; В японских компаниях - ориентация на внедрение новшеств и повышение

качества решений.

Вид планирования от характера задач

В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования: стратегическое, тактическое, оперативное.

Стратегическое (долгосрочное или перспективное) планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности компании и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами. При этом разрабатываются также новые возможности фирмы, например, расширение производственных мощностей путем строительства новых предприятий или приобретения оборудования, изменение профиля предприятия или радикальное изменение технологии. Стратегическое планирование охватывает период в 10-20 лет, имеет отдаленные последствия, влияет на функционирование всей системы управления и основывается на огромных ресурсах.

Тактическое (среднесрочное) планирование заключается в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новой технологии.

 Скачать реферат