Рекомендации по совершенствования системы управления

На основе этого составляется начальный приблизительный план всего проекта, который проходит согласование с топ менеджментом тех функций, которых непосредственно коснется изменение информационной системы. После того, как произошло согласование, приблизительные сроки намечены, набор функциональности определен, ресурсы, которые будут напрямую или косвенно задействованы в проекте, выделены, начальное планирование проекта заканчивается. Далее все детальные изменения будут относиться к планированию в процессе осуществления проекта.

Рассмотрим основные составляющие, которые следует включить в начальный план проекта:

· Описание объекта изменения (что необходимо изменить - систему, часть ее функциональности и т.д.);

· Краткая рекомендация по необходимости изменения (причина изменения, преимущества новой системы, описание целей, которых нужно достичь при завершении проекта);

· Основные стадии проекта (см. ниже);

· Основная функциональность новой или измененной системы (то есть список того, что войдет в проект) и сроки проведения изменений (если проект состоит из нескольких ступеней, результатом каждой из которых является изменение части функциональности системы, то здесь каждая ступень должна иметь четко поставленные сроки);

· Список участников проекта, их основных обязанностей и ролей (менеджер проекта, топ менеджмент, ресурсы, участники и т.д.);

· Бюджет проекта;

· Что не войдет в проект (это необходимо для внесения ясности в ожидания менеджеров рабочих групп относительно возможностей системы);

· Какие функциональные возможности системы нужно изучить в дальнейшем для потенциальной установки в дальнейшем (список);

· Риски (какие факторы могут помешать реализации проекта в полном объеме, в поставленные сроки с установленным бюджетом);

· Критерии успешного выполнения проекта

· Список необходимых условий, от которых зависит успешная реализация проекта.

Планирование в процессе осуществления проекта.

Приведенная ниже схема показывает обобщенный принцип планирования проекта. Из одной из деталей данной схемы является то, что планирование в процессе проекта представляет собой непрерывный процесс, который длится до завершения проекта. Это связано со сложностью разработки идеального плана, в котором будут предвидены все детали и возможные изменения субъективного (связанного с самим проектом) и объективного (связанного с внешними источниками) характера.

Рис. 3.1. Планирование проекта по изменению информационной системы.

При малейших переменах (например, когда обнаруживается, что система позволяет внедрить новый процесс с большой легкостью или когда кто-то из важных участников проекта по какой-либо причине на время выбывает из проекта) возникает необходимость корректировки поставленных планов и времени их реализации. Соответственно типы изменений в планах можно позиционировать на матрице “сроки проекта - содержание проекта”.

Рис. 3.2. “Сроки проекта - содержание проекта”

Опыт показывает, что чаще всего меняются сроки завершения проекта, причем в основном в сторону увеличения. Это происходит из-за того, что в успешных организациях при планировании ставятся агрессивные цели для того, чтобы вдохновить сотрудников на более продуктивную работу. Поэтому когда происходят изменения в процессе осуществления проекта (а они как правило происходят в каждом серьезном проекте) возникает необходимость задействования дополнительных ресурсов, в том числе и времени. Если кроме времени возможно дополнительное использование такого ресурса, как набор функций, то меняется и содержание проекта. С другой стороны, дополнительное использование других ресурсов (стоимости и людей) уменьшает необходимость увеличения времени, то есть сокращает сроки выполнения проекта.

Планирование в процессе осуществления проекта происходит на каждой стадии проекта на регулярной основе. Более того, по мере продвижения проекта по каждой из стадий часто целесообразно организовывать собрания основных участников проекта для определения текущего положения дел и сравнения с планом. Регулярность таких собраний зависит от длительности проекта и его масштаба. Если между текущим положением дел и планом намечается разница, то в первую очередь производится анализ способов устранения отставания, а при невозможности устранить отставание изменяется план проекта, что согласовывается с топ менеджментом на регулярных собраниях (см. ниже).

При переходе с одной стадии на другую составляется детальный план реализации новой стадии проекта в соответствии с изменениями в планах, если такие имеются.

Стадии проекта по изменению информационной системы.

Здесь автор предложил бы сконцентрировать внимание на таких изменениях, как установка новой системы при отчуждении старой (сюда в основном относятся такие виды изменения системы, как полная смена системы, расширение функций, а также иногда установка с нуля), потому что именно такие изменения представляют наибольший интерес, являются наиболее сложными и требуют более внимательного изучения, так как во многом связаны не только с техническими решениями, но и с вовлечением людей их разных функций и с взаимоотношениями внутри организации.

В разных организациях существуют разные подходы по планированию изменений. Тем не менее можно наметить общие блоки, или части, из которых состоит проект по изменению информационной системы практически для любой организации (началом проекта в данном случае автор предложил бы считать момент, когда начальное планирование проекта завершено, необходимые согласования сделаны и ресурсы для участия в проекте выделены):

· Описание бизнес процессов

· Тренинги по новой системе (при необходимости)

· Тестирование функциональности системы

· Необходимые доработки

· Обучение пользователей функциональности системы

· Тестирование системы пользователями

 Скачать реферат