Рекомендации по совершенствования системы управления

· Установка новой информационной системы при полном отчуждении старой системы (полная смена системы).

Это один из самых сложных проектов, потому что при его реализации следует учитывать сразу весь комплекс факторов:

- изучение процессов организации для проведения анализа при тестировании новой системы;

- изучение возможностей новой системы по сравнению со старой применительно к процессам организации;

- моделирование тестовых ситуаций;

- тестирование новой системы как в предварительном режиме, так и в режиме работы с реальными данными, вплоть до двойного ввода данных - в новую и старую систему одновременно;

- принятие решений относительно изменений в процессах, которые можно осуществить при смене системы;

- подготовка менеджмента и персонала к проведению изменений в процессах;

- обучение персонала работе с новой системой;

- планирование перехода со старой системы на новую при сохранении правильности данных и их учета;

- поддержка нормального функционирования новой системы в ближайшее время после перехода и в дальнейшем.

· Установка системы, которая выполняет роль интерфейса между двумя существующими, но не совместимыми ранее системами (установка интерфейса).

Для такого типа изменений характерна необходимость проведения тренингов для персонала по разъяснению основных изменений при работе с системами относительно новых возможностей, которые появляются при создании интерфейса, а также тщательное планирование технических разработок интерфейса.

Причина изменения информационной системы

Причина изменения информационной системы позволяет определить, почему произошла смена системы в организации. В качестве примеров можно привести ряд наиболее распространенных причин, по которым происходят изменения в информационной системе:

· технические характеристики системы (быстродействие, способность обрабатывать определенные объемы информации, совместимость с существующими системами, удобность использования). Здесь ключевую роль играет критичность технических способностей системы - если старая система не в состоянии обрабатывать вводимую в нее информацию с нужной скоростью, то тогда данная причина является одной из основных, из-за которых происходит изменение или смена информационной системы.

· область деятельности организации (появление новых процессов или исчезновение старых). Изменение деятельности приводит к изменению процессов, в процессах требует изменения в системе.

· функциональность системы (набор функций, которые может поддерживать система - от обработки информации до конкретных процессов, которые можно отслеживать в системе). Напрямую связана с областью деятельности организации и размером бизнеса. При изменении деятельности организации происходит изменение функциональности системы, при изменении размера бизнеса может возникнуть или отпасть необходимость систематической и электронной регистрации информации (например, если фирма производит всего несколько отгрузок в день, то не надо хранить статистики по тому, как качественно прибывает транспорт к заказчику - во время/ не во время, если же фирма отгружает по 40-50 или более грузовиков к заказчикам, то в этом случае просто необходимо вести статистику по количеству опозданий и работать по улучшению показателей, иначе качество сервиса может начать постепенно ухудшаться, что потенциально может привести к потере покупателей).

· моральное устаревание системы (старая версия меняется на новую). Достаточно распространенная ситуация; часто бывает так, что новая версия информационной системы не только удобней в использовании, но и предоставляет более совершенные технические характеристики и более широкую функциональность.

· политика организации относительно стандартизации процессов в разных отделениях организации (подведение всех процессов под один стандарт и как следствие установка стандартной информационной системы). Данная причина характерна для компаний с большим количеством филиалов. Если компания стремится к стандартизации бизнес процессов (что имеет ряд существенных преимуществ, таких как экономия на использовании единого формата процессов и обработки данных, внедрение передового опыта, экономия при организации бизнес процессов в новых филиалах, широкие возможности для развития и перемещения сотрудников между филиалами и т.д.), то для нее кроме организации единого стандарта реализации бизнес процессов еще и необходимо установить единую систему, которая будет являться механизмом по реализации стандартного подхода, а также инструментом интеграции данных для анализа.

· интеграция различных областей деятельности организации (пример - интеграция в одну системы бухгалтерии и логистики). Данная причина связана с возможностью экономии на затратах ресурсов по ведению данных при объединении разных процессов, регистрируемых в организации на системном уровне.

· престижность использования новой системы. Может являться конкурентным преимуществом для организаций, работающих в сфере информационных технологий или услуг (особенно в сфере услуг по предоставлению информации).

Область изменения информационной системы

Под областью изменения информационной системы предлагается понимать ту сферу информационной системы, которая относится к определенной системе бизнес процессов в деятельности организации. Основываясь на опыте, полученном автором во время работы, можно определить следующий базовый набор сфер информационной системы:

· логистика

· бухгалтерский учет

· финансовый анализ

· учет кадров

· маркетинг

· продажи/ покупатели

· отчетность

Вряд ли есть смысл описывать составляющие каждого элемента предложенного базового набора, потому что во-первых, каждая организация обладает своей уникальной спецификой, а следовательно далеко не каждая организация идеально подпадала бы под детально расписанный базовый набор, а во-вторых, описание потребовало бы слишком много внимания, что изменило бы внутреннюю логику данной работы и ее цель - описание изменений, которые могут возникнуть в организации с изменением информационной системы.

Масштаб вовлечения ресурсов.

Изменение информационной системы можно также охарактеризовать с точки зрения тех ресурсов, которые вовлечены в процесс изменения информационной системы и соотношения вовлеченности этих ресурсов. Под ресурсами автор предложил бы понимать следующие неотъемлемые составляющие любого проекта, в том числе и проекта по изменению информационной системы:

· люди

· время

· набор функций, которые предстоит поменять/ внедрить

· стоимость (бюджет).

Важную роль здесь играет соотношение вовлеченности ресурсов в проект. Это является своего рода качественным показателем стиля проведения изменений в компании, а также может позволить оценить эффективность менеджмента, применимого к проекту - естественно при детальном изучении данного конкретного проекта. Если управление проектом организовано грамотно и детально продумано, соотношение вовлеченности ресурсов может дать представление о том,

 Скачать реферат