Анализ организационной структуры и информационной системы предприятия по продаже компьютерной техники

Таблица 5. Технические характеристики печатающего/ сканирующего/ копирующего устройства

Изучение баз данных предприятия

Для обеспечения эффективности информационных процессов необходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данных связана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражает реальный мир и может поддерживаться компьютерами. В настоящее время в самых различных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).

Наше предприятие так не является исключением и использует базу данных для своей деятельности.

Содержание и структура базы данных

Действующая база данных предназначается для предприятия, занимающегося торговлей. Схема работы очень проста. Клиент (все данные и контакты находятся в таблице Клиенты) делает заказ на определенный товар. Этот заказ заносится в таблицу Заказанные товары. Предприятие привозит со склада нужное количество товара (либо, если данного товара нет на складе, заказ будет выполнен спустя 1-2 недели) и далее осуществляется сама сделка: клиент получает товар, а мы получаем деньги за выполненный заказ. После этого проданный предприятием товар вносится в таблицу Выполненные заказы с пометкой выполнено. То есть фактически используются в основном 2 таблицы – на заказ товара и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы данных нужны для информационной, правильной, четкой, работы, чтобы можно было сразу узнать, кто заказал, кто производитель, описание товара, подсчитать суммы заказов, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить товар, получить отчеты по товарам и клиентам и выйти из базы.

Таблицы содержат всю информацию базы. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных. В нашем случае это семь таблиц:

1) Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным их описанием:

· Номер – номер товара. Поле является счетчиком.

· Тип - тип товара. Он берется из таблицы Описание товара

· Производитель – производитель товара. Берется из таблицы Производитель товаров.

· Характеристика – поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.

· Цена – цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.

· Количество – количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.

· Дата поставки – день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.

· Количество проданных товаров – от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (Заказанные товары и Клиенты)

2) Производитель товара: содержит 4 поля:

· Производитель – Поставщик фирма-производитель товара.

· Адрес, страна и телефон – более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

3) Описание товара: состоит из двух полей:

· Тип – тип товара

· Описание типа – поле предоставляет более полную информацию о товаре.

4) Клиенты: дает описание всех клиентов данной организации. В таблице указывается ФИО, адрес, телефон клиента, E-mail.

5) Заказы: состоит из четырех полей:

· Код заказа – код текущего заказа (тип поля – счетчик)

· Фирма – заказчики (представители фирм). Данные берутся из таблицы Клиенты.

· Дата заказа – дата поступления заказа, данное поле заполняется автоматически.

· Выполнен – Да/Нет. Если в этом поле стоит «галочка», то данный заказ уже выполнен.

6) Заказанные товары: содержит три поля:

· Номер - код заказа.

· Код Товара – код данного товара. Берется из таблицы Товар и вводится автоматически.

· Количество – количество заказанного товара, которое не должно превышать количество товаров данного типа в таблице Товар.

7) Выполненные заказы: содержит шесть полей, заполняется с помощью запроса и дает информацию про выполненные товары:

· Код – код выполненного заказа

· Фирма – название фирмы-заказчика.

· Дата заказа – дата поступления заказа.

· Дата выполнения – дата выполнения заказа.

· Количество – общее количество заказанных товаров любого типа.

· Сумма заказа – стоимость всех товаров в заказе.

 Скачать реферат