Документирование управленческой деятельности
3
А.С. Сергеев
Организационные документы: особенности содержания и оформления
При изучении данной темы следует обратить внимание на следующие вопросы:
· место организационных документов в системе организационно-распорядительной документации;
· состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственности;
· нормативный характер организационной документации;
· типовые структуры текста отдельных видов организационных документов.
Роль организационных документов в деятельности предприятия.
Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.
Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.
Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:
· положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
· документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
· реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.
Требования к содержанию и оформлению устава предприятия.
Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).
В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.
Перечислите разделы, входящие в типовую структуру текста положения о структурном подразделении.
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.
Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:
· положения о структурных подразделениях;
· положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученых совет, научно-технический совет и др.);
· положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.
Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Положение о подразделении имеет следующие разделы:
· общие положения.
· основные задачи.
· функции.
· права и обязанности.
· ответственность.
· взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.
Составьте формуляр должностной инструкции документоведа, отразив типовую структуру текста.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа.
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора предприятия.
1.3. Документовед подчиняется непосредственно _.
1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:
· Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
· Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
Скачать реферат