Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.

На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :

· вид документа (постановление губернатора) ;

· орган, издавший документ ;

· номер документа ;

· дата издания документа и его регистрационный номер ;

· краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;

· ответственный исполнитель ;

· номер пункта контролируемого документа ;

· краткое содержание задания этого пункта ;

· срок исполнения ;

· отметка о снятии с контроля.

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.

Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление).

Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю.

В плане предусматривается :

· последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;

· сроки исполнения мероприятий ;

· ответственные за исполнение этих мероприятий ;

· график проверок фактического исполнения.1

Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях :

· план организации выполнения документа ;

· протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ;

· промежуточные и итоговые справки об их реализации ;

· статистические данные ;

· материалы вневедомственного и ведомственного контроля ;

· статьи из газет и т. д. ;

· информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей.

При необходимости продления сроков выполнения документа,

исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на

имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о

продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации. Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ.

Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что :

· в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ;

· руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ;

· установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.

·

Контроль за исполнением входящей корреспонденции

Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.

Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5.

В регистрационно-контрольной карточке указывается :

· корреспондент ;

· содержание письма ;

· поручение губернатора или его заместителей ;

· ответственный исполнитель ;

· срок исполнения ;

· отметка о снятии с контроля.

 Скачать реферат