Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Введение

Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования в годы смут, войн и революционных потрясений.

Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль. Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.

Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства. Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность.

Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления.

Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота.

Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля.

В задачи работы входит следующее :

1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.

2. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.

3. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.

Сущность и содержание функции контроля

Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей.

Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 .

Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации»1 .

В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3

Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя.

В системе управления контроль решает несколько задач :

· во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.

· во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения.

· в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.

Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -

решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:

· быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней ;

· иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти и поддерживать их ;

· соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию ;

· быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;

· быть простым и экономичным.1

Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :

1. Установление норм (стандартов).

2. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление

фактических результатов с ожидаемыми).

3. Коррекция отклонения от норм и планов.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.

 Скачать реферат