Автоматизация процесса обработки информации складского учета

Оперативность процесса обработки большого непрерывного потока документации - является важнейшей задачей органов управления складского комплекса. Необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом режиме осуществлять данный механизм, что повышает уровень контроля над деятельностью на складе и позволяет в любой момент получить реальную картинку о ситуации складского комплекса (сформировать аналитический отчет).

1.3 Организационная структура Склада

Анализируемое структурное подразделение имеет линейную организационную структуру, которая приведена на рисунке 2.

21

Рисунок 2 - Организационная схема Склада

Все сотрудники Склада непосредственно подчинены заведующему складом, который в свою очередь подчиняется директору предприятия.

В ООО «Фаворит ОПТ» система Склада построена следующим образом:

- заведующий складом (общее руководство подразделением, работа с поставщиками (выбор поставщика, оформление условий поставки, согласование и оформление контрактов / договоров, формирование заявок на поставку), составление плана закупок);

- старший оператор по работе со складом (прием заявок, введение данных в компьютер, составление отчетов по закупкам с аналитикой);

- менеджеры-операционисты (сверка заявок со спецификациями на объект и сетевыми графиками, оформление спецификаций к контрактам на закупку, сверка документов с размещенным заказом);

- кладовщики (приемка-передача и учет первичной документации);

- грузчики (погрузочно-разгрузочные работы и сбор счетов / актов).

1.4 Информационные потоки внутри Склада. Информационная модель «как есть»

Информационные потоки - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

Система информационных потоков - совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

· своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

· достоверности;

· релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

· полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

· полноте, т.е. не должно быть упущений;

· понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

· регулярности поступления.

Через рассматриваемое структурное подразделение ежедневно проходит огромный объем информации. Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими подразделениями. На рисунке 3 изображена схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ».

21

Рисунок 3 - Схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ»

Информационные потоки в части сбора информации для закупок организованы следующим образом: менеджеры отдела продаж направляют в отдел снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров. Также отдел снабжения (в некоторых случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам. Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

Для учета товаров в складском комплексе существуют отдельные штатные единицы - кладовщики, от которых информация поступает к менеджерам по снабжению, которые в свою очередь запрашивают / сообщают о потребности заведующему складом. Кладовщик уведомляет начальника отдела продаж о наличии / отсутствии товаров и соответственно ставит в известность о потребности начальника отдела снабжения.

По мере возникновения необходимости из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка графика закупок.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что с увеличением объемов продаж наличие ручного складского учета является недостатком и негативно отражается на системе управления материально-товарными запасами в ООО «Фаворит ОПТ», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии / отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов закупок.

1.5 Характеристика используемых технических средств и программного обеспечения

Техническое оборудование офиса облегчает и ускоряет бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Стандартным техническим оборудованием считается:

- персональный компьютер;

- принтер;

- факс;

- сканер;

- ксерокс;

- модем;

- прочее.

Персональный компьютер (англ. personal computer), персональная ЭВМ - компьютер, предназначенный для личного использования, цена, размеры и возможности которого удовлетворяют запросам большого количества людей. Созданный как вычислительная машина, компьютер, тем не менее, всё чаще используется как инструмент доступа в компьютерные сети.

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ (ГОСТ 19781-90). Также, это совокупность программ, процедур и правил, а также документации, относящихся к функционированию системы обработки данных (СТ ИСО 2382/1-84).

Программное обеспечение является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим (аппаратным), математическим, информационным, лингвистическим, организационным и методическим обеспечением.

В компьютерном сленге часто используется слово софт (от англ. software), которое в этом смысле впервые применил в статье в American Mathematical Monthly математик из Принстонского университета Джон Тьюки (англ. John W. Tukey) в 1958 году.

Программное обеспечение принято по назначению подразделять на системное и прикладное, а по способу распространения и использования на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение может распространяться, устанавливаться и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений.

· По способу распространения (доставки, оплаты, ограничения в использовании): Commercial Software, Freeware, Shareware, Abandonware, Adware, Free Software, Careware и др.

 Скачать реферат