Задачи и функции самоменеджмента

Задачи и функции самоменеджмента

Наверное, как и большинству наук, искусству управлять собой, так и другими, нужно учиться. Кто не научиться управлять собой, тот не сможет управлять другими – гласит древняя мудрость. Как можна хорошо понимать других, если не понимаешь самого себя. Потому, прежде всего, человек должен познать самого себя. Есть два пути познания себя: один – внешний, а другой – внутренний. Внешний путь направлен на развитие и совершенствование таких внешних средств, как ум и способности. Внутренний путь ориентирован на развитие и совершенствование той части сущности человека, которую называют душа. “Ищите прежде царства божия, и все остальное приложится вам”. Эти пути совершенно разные и ведут совершенно к разным результатам. Они диаметрально противоположны.

Рассмотрим аспекты внешнего пути.

Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеяльностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться – неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.

Л.Зайверт дает такое определение понятия самоменеджмента.

Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.

Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можна благодяря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

- решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

- сохранять средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

- выполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

- уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Л.Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. “Измени себя – и ты изменишь мир вокруг себя”. Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить свое отношение к ним.

Л.Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи з меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деяльности нужно уделить место, указав временной интервал, то есть определив, какую долю свободного времени оно занимает, а также ведение дневника времени, с помощью которого можна научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций може охватывать шесть фаз:

· постановка цели – анализ и формирование личных целей;

· планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

· принятие решений по конкретных делам;

· организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

· контроль – самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей);

· информация и коммуникации – фаза, свойственная в определенной степения всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод “Альпы” включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени «про запас» (60:40).

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению (делегирование).

5. Последующий контроль – перенос несделанного.

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

· важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

· на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя;

· менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной техники работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализ по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

 Скачать реферат