Анализ заинтересованных сторон в проекте

Представители этого типа участников могут затормозить работы по проекту, обрекая его на медленную смерть. Они также могут позаботиться о том, чтобы проекту не уделялось никакого внимания с момента его инициации. Ключевые игроки, как правило, имеют глубокие познания в той области бизнеса, которая будет затронута проектом, и им необходимо дать право голоса при решении важных вопросов в течение всего жизненного цикла проекта. Их потребности, вопросы и ожидания (т.е. условия достижения успеха) должны быть приняты во внимание и найти отражение в конечном продукте или результате проекта.

Наблюдатели или Важные участники – люди, которые интересуются проектом и его результатами. Они не принимают в нем активного участия, но их мнение может повлиять на проект в настоящем или будущем

Этих людей необходимо держать в курсе того, каким образом реализация проекта повлияет на их работу и жизнь. Они хотят быть уверены в том, что их потребности будут учтены теми, кто разрабатывает план реализации проекта. Предоставление им необходимой информации может проходить в форме проведения презентаций, стендовых докладов, электронной почтовой рассылки и других способов общения.

Создание базы данных заинтересованных сторон

После разделения всех участников на три основные категории необходимо внести их в базу данных. Хорошим инструментом для создания базы данных участников является табличный редактор Excel от компании Microsoft.

Таблица 1

Прим.: Степень влияния: КУ - критический участник (имеет возможность остановить или продолжить проект); КИ - ключевой игрок (может задержать выполнение проекта).

Ответственность за проект/принятие решений: Ф - финансирует проект; О – одобряет или накладывает вето; К – консультант (необходимо получить от него информацию); П – подготовка (ответственность за инициацию работ); Ис - исполнитель (отвечает за выполнение конкретной работы ) И – информация (не принимает решения, только получает необходимую информацию).

Таблица 1 является примером заполненной базы данных. Здесь, как образец, представлена информация о критических участниках и ключевых игроках проекта выпуска на рынок нового фармацевтического продукта.

Чтобы держать базу данных и число участников под контролем, нужно вести отдельную базу данных по важным участникам, число которых может достигать нескольких сотен. Поскольку важных участников необходимо держать в курсе событий, в этой базе должна присутствовать информация о том, каким образом этим участникам будет поставляться последняя информация по проекту (например, в виде ежемесячной почтовой рассылки, ежемесячных совещаний, напоминание о необходимости посещения сайта проекта в Интернете). Эта информация будет дополнять данные о критических участниках и ключевых игроках, представленных в таблице, хотя для важных участников вам придется изменить левую часть таблицы в соответствии со сложившейся ситуацией; необходимо определить основные вопросы, вызывающие их беспокойство и определить, в какой степени на них повлияет реализация проекта.

В образце базы данных имена и должности ключевых игроков и критических участников записаны в верхней части таблицы слева направо. Специфические характеристики участников расположены в левой части таблицы. Самое главное, что каждый из участников привязан к определенному менеджеру взаимоотношений - человеку, который несет ответственность за то, чтобы дать определенному участнику право голоса в решении наиболее важных вопросов или определении того, кто сможет урегулировать эти вопросы.

Хотя характер составления таблицы будет меняться в зависимости от характеристик конкретного проекта, главный смысл заключается в том, чтобы разделить характеристики участников на несколько категорий:

· их ответственность за планирование и принятие решений;

· их тревоги и волнения (т.е. то, что может вызвать их беспокойство);

· какое влияние - положительное или отрицательное - будет оказывать на них проект в течение своего жизненного цикла и после его завершения;

· каким результатом они будут удовлетворены.

Начинать создание базы данных нужно с определения необходимого количества столбцов и строк. Затем следует выполнить описанные ниже шаги.

Шесть шагов

Шаг 1: Разузнать как можно больше информации об участниках и оценить уровень их влияния

Основной вопрос: «Какое воздействие (негативное или позитивное) окажет проект на каждого из участников»? Следует обратить внимание не только на организации (подразделения, отделы), но и на частных лиц Участники проекта - это не отделы; это конкретные люди. Так же надо включить в список менее очевидных участников: конкурентов, поставщиков и субподрядчиков; другие конкурентне проекты. Также нужно дополнить этот список людьми из организаций, которые смогут предоставить информацию, имеющую большое значение для проекта, таких как органы государственного регулирования и службы разведки деятельности конкурентов. После того, как будет определен состав основной команды, все члены команды должны внести свой вклад в дело проекта. Чтобы оценить уровень влияния участников, необходимо определить их финансовые возможности. Размер имеет значение. На этом этапе каждый из участников может быть отнесен к одному из следующих типов: критический участник, ключевой игрок, важная персона. Здесь нужно оценить уровень влияния и властные полномочия участников. Кто из них может убить проект или способствовать его реализации? Кто может заморить его медленной смертью?

Шаг 2: Определение степени ответственности участников

На данном этапе мы должны оценить ответственность участников за планирование проекта и принятие решений на основании объемов работ, которые им предстоит выполнить. Эту информацию можно получить на стадиях визуализации и размышления над моделью проекта. В этом момент происходят встречи, посвященные целям и планированию работ.

Шаг 3: Оценка потенциального воздействия проекта на его участников

Мы должны ответить на следующий вопрос: «Как повлияют результаты проекта на жизнь участников? Изменится ли их состояние в лучшую сторону? Или в худшую? А именно, какое влияние окажет проект на работу и карьеру участников? Например, что касается степени контроля и властных полномочий: повысятся ли они, наделяя участника большей ответственностью и переводя в его подчинение большее количество людей? Или мир этого участника сожмется, поскольку проект, связанный с реинжинирингом систем, уменьшит число его сотрудников? Будет ли проект способствовать карьерному росту участника (возможно, его определят на работу в новой области стремительно развивающегося рынка), или ему найдут более достойную замену? Повысят или понизят конкретного участника в должности? Какое влияние окажет проект на перспективы карьерного роста: переведут ли участника на работу в развивающейся области или оставят прозябать на загнивающем направлении? А как насчет уровня заработной платы? Как вы оцениваете перспективы участника в долгосрочном периоде? Не все проекты оказывают влияние на карьеру участников, по крайней мере, не прямым образом. Возможно, повысится качество жизни отдельных участников или улучшится их благосостояние. Проекты, связанные с общественным сектором, могут оказать влияние на жизнь целого сообщества людей и вызвать противоречивые эмоции (например, прокладка нового четырехполосного шоссе через тихий провинциальный городок). Здесь вы должны спросить себя: «Улучшится или ухудшится жизненная ситуация участников после достижения целей проекта»? Мы должны ответить на следующий вопрос: «Как повлияют результаты проекта на жизнь участников»?

 Скачать реферат