Анализ деятельности подразделений ООО "Ареал"

Полномочия и функции работников можно охарактеризовать следующим образом:

– Генеральный директор – основное лицо компании осуществляет общее руководство компанией, задает общую цель и стратегию развития. Так же является единоличным собственником компании и ее учредителем.

– Коммерческий директор – заместитель генерального директора, координирует работу отдела строителей. От лица компании участвует в переговорах, выступает в качестве представителя компании.

– Финансовый директор – руководит финансовыми потоками компании, координирует работу бухгалтерии.

– Главный бухгалтер – руководит бухгалтерией, в обязанности входит составлять и проверять отчетность, начисление заработной платы, представление интересов компании в налоговой инспекции.

– Отдел операторов – набор и учёт счёт фактур, контроль отгрузок

– Касса – сбор и учёт денежных средств.

– Служба доставки осуществляет доставку товара на адрес клиента.

– Складская служба – осуществляет погрузо-разгрузочные работы, сбор заявок и ревизии.

– Отдел закупа – работа с поставщиками, закуп отслеживание остатков товара на складе.

– Отдел продаж – сбыт продукции, сбор заявок, отслеживание дебиторки, поиск новых клиентов, заключение договоров, планирование, разработка и запуск различных акций, нацеленных на конечного потребителя, планирование бюджета, мониторинг цен, контроль работы промоутеров в торговых центрах и начисления им заработной платы.

– В службе главного бухгалтера:

• Бухгалтера – по налогам, по зарплате, по расчетам с поставщиками и подрядными организациями.

– Юридическая служба – проверка текущей деятельности компании, деловая переписка, представление интересов компании в случаях необходимости правовой поддержки при рассмотрении споров с партнерами или государственными структурами.

Схема организационной структуры организации

Реализация власти в компании сверху вниз – по нисходящей. Это и есть традиционная иерархия, когда наверху пирамиды – обладатель власти, а внизу – исполнители его воли.

Существование большого разнообразия типов построения организации, безусловно, ведет к установлению разных видов взаимоотношений между членами организации, занимающими различные посты и должности. Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры ее управления.

Линейные отношения – это отношения между руководителем и его подчиненными. Например, главный бухгалтер – бухгалтер.

Функциональные отношения – это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Обычно такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с ст. менеджером в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников. Так что можно смело утверждать наша компания относится скорее к линейно – функциональной схеме по взаимодействию между подразделениями.

Документооборот

Входящие документы:

Документы, поступившие, в компанию начинают свой путь к исполнению с экспедиции общего отдела или отдела правового сопровождения. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. Обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя и в структурные подразделения организации. Руководству передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения), а так же документы надзорных органов. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

В соответствии с ГОСТ Р. 6.30–2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,

которым должен быть разослан подписанный документ.

Руководитель в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На предприятии имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах предприятия.

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

 Скачать реферат