Бланки документов
1
ВВЕДЕНИЕ
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.
Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.
Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Цель нашей работы – описать виды бланков и принципы их построения.
Задачи:
1) выявить перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа;
2) описать правильное оформление этих бланков;
3) описать общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков
Требования к оформлению бланков управленческих документов
ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;
б) по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
в) по размещению полей и ограничительных отметок.
Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна не менее 90%.
Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).
Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого – 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.
Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем (реквизит 15).
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Реквизиты общего бланка:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 – наименование организации;
11 – дата документа;
14 – место составления или издания.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.
Реквизиты бланка письма:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации
Отметки на бланке письма для реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 – адресат;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.
Реквизиты бланка конкретного вида документа:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
14 – место составления или издания документа.
Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ управленческих ДОКУМЕНТОВ
Скачать реферат