Электронный документооборот на предприятии

4. Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие операции:

- создавать новые поручения или согласования;

- прерывать исполнение поручений или согласований;

- снимать поручения с контроля (как после выполнения, так и досрочно);

- возвращать поручения исполнителю на доработку;

- изменять сроки поручений или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

- имя исполнителя поручения;

- текст задания;

- контрольную дату исполнения;

- фактическую дату выполнения поручения;

- право редактирования документа.

- Исполнителями поручения могут быть несколько сотрудников. При этом один из них обязательно является ответственным исполнителем – на него возложена основная ответственность за исполнение поручения. Остальные сотрудники называются соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве исполнителей других сотрудников организации.

Если в качестве исполнителя указан один сотрудник, то он считается ответственным исполнителем по поручению.

Если сотрудник не является контролером, он может редактировать только поручения, созданные им самим.

Под согласованием понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с принятием решения по документу: одобрить его или отклонить. Согласование включает в себя:

- имя исполнителя;

- текст задания;

- контрольную дату исполнения;

- фактическую дату выполнения;

- право изменения документа.

Предусмотрены следующие типы поручений и согласований:

- поручение или согласование верхнего уровня; Поручения или согласования могут быть связаны последовательностью исполнения – маршрутом прохождения документа. В такой цепочке поручение или согласование автоматически вступает в силу после снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;

- подпоручение (поручение по поручению) или дочернее согласование – поручение или согласование, создаваемое ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения или согласования.

Поручения и согласования отображаются в контрольной карточке документа.

Пользователь, который создал поручение или контролирует его исполнение, может изменять в нем текст, сроки исполнения и список исполнителей.

Обеспечивающие подсистемы

СЭД поддерживается следующими подсистемами:

1. локальная сеть предприятия, сервер

2. нормативная база предприятия

3. криптографическая подсистема

ЛВС предприятия обеспечивает возможность функционирования СЭД: для серверной и клиентской части. Представляет собой поддерживающую систему более низкого уровня.

Нормативная база обеспечивает юридическую значимость электронных документов и является системой вышестоящего уровня.

Криптографические средства обеспечивают реализацию средств электронно-цифровой подписи и представляют собой систему того же уровня.

ЛВС реализована как TCP IP сеть на основе ОС Windows 2000.

Нормативная база представляет собой локальный нормативный акт.

В качестве криптографических средств используется Microsoft Crypto Provider, встроенный в ОС Windows.

Безопасность

Безопасность ИС обеспечивается:

– шифрованием трафик между клиентом и сервером;

– средствами ЭЦП;

– резервированием базы данных ИС.

Безопасность обеспечивающих подсистем обеспечивается также и другими методами. Например, в ЛВС используется антивирусное ПО и т.д.

Достоинства, недостатки и перспективы

Предприятие сотрудничает с огромным количеством контрагентов. Большой объем входящей и исходящей корреспонденции, требующий качественного и оперативного решения задач, сложность прохождения договоров внутри организации – все это послужило причиной задуматься о внедрении системы электронного документооборота. При выборе системы, специалистами технического отдела была построена таблица возможностей большинства предлагаемых на рынке систем. Особое внимание уделялось уровню защищенности системы, возможностям шифрования и электронно-цифровой подписи.

В результате нами была выбрана система ЕВФРАТ-Документооборот, которая максимально удовлетворяла стоящим перед предприятием задачам.

После приобретения лицензий системы, был составлен план ее внедрения и четко проработаны бизнес-процессы организации. В первую очередь система была установлена секретарю, который сразу после обучения приступил к регистрации входящей и исходящей корреспонденции в ЕВФРАТ-Документооборот. С помощью встроенного инструментария самостоятельно были созданы все необходимые регистрационные формы.

В соответствии с политикой безопасности предприятия были настроены права доступа к документам и средства электронно-цифровой подписи, которые были положены в основу юридически значимого документооборота внутри предприятия. Защищенность документооборота внутри предприятия позволила повысить общий уровень информационной безопасности, которая является одним из приоритетных направлений для предприятия в связи с особенностями его деятельности.

Как результат работы системы ЕВФРАТ-Документооборот, работниками было отмечено повышение упорядоченности документооборота, улучшение контроля исполнения документов.

Работники предприятия, использующие Евфрат-документооборот, ожидают выхода новой версии системы, которая может предоставить новые удобства в работе.

[1] Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М:Компьютер, ЮНИТИ, 1998. с. 40.

[2] Дик В.В. Методология формирования решений в экономических системых и инструментальные средства их поддержки. - М: Финансы и статистика. 2000. – с. 30.

[3] Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий. Подходы, методы, средства. - М: СИНТЕГ, 2000.

[4] www.ya.ru - Поисковая система Яндекс

[5] www.evfrat.ru - Евфрат-документооборот

 Скачать реферат