Электронный документооборот на предприятии

· показатели рыночной оценки предприятия, дающие возможность сравнить его рыночную стоимость с балансовой стоимостью;

· сопоставление темпов изменения цен на продукцию, услуги, товары и основные виды материальных ресурсов и затрат;

· анализ эффективности производства и реализации каждого вида продукции, товара;

· динамика структуры себестоимости, выручки, издержек обращения, движение продукции, ресурсов и товаров на складе на складе;

· поступление и расходование денежных средств;

· точка безубыточности и запас финансовой прочности предприятия;

· факторный анализ динамики прибыли;

· эффективность работы административно-управленческого персонала предприятия и динамика производительности труда персонала;

· эффективность использования материально-сырьевых и топливно-энергетических ресурсов;

· объем реализации на рубль затрат, выручка и прибыль на одного работника;

· коммерческая маржа, и доля оплаты труда в выручке;

· распределение косвенных затрат пропорционально прямым затратам на заработную плату, прямым материальным затратам, всем прямым затратам или выручке от реализации.

Из всего многообразия показателей и коэффициентов программный комплекс отбирает ключевые, характеризующие все стороны хозяйственной деятельности предприятия – эффективность деятельности, рискованность бизнеса и финансовая устойчивость предприятия, долгосрочные и краткосрочные перспективы платежеспособности, качество управления предприятием. На основе отобранных показателей рассчитывается комплексная оценка финансового состояния предприятия с отнесением его к одной из четырех групп (первая – высокорентабельные предприятия, имеющие отличные шансы для дальнейшего развития; вторая – предприятия с удовлетворительным уровнем доходности, третья – предприятия, находящиеся на грани финансовой устойчивости, четвертая – предприятия, находящиеся в глубоком кризисе). Использование данного комплексного показателя позволяет не только проследить изменения финансового положения предприятия в динамике, но и определить его рейтинг по отношению к другим предприятиям и организациям.

Программный комплекс «ИНЭК-Аналитик» позволяет оценить результаты деятельности предприятия по наполнению бюджетов разных уровней (федеральный, региональный, муниципальный).

Показатели финансового состояния предприятия можно проанализировать за указанный период или в динамике за ряд месяцев, кварталов или лет, а также сравнить их с рекомендуемыми значениями. Анализ проводится не только по исходным значениям показателей, но также по базисным и цепным темпам их роста и прироста. Результаты анализа автоматически пересчитываются в любой вид валюты.

Программный комплекс «ИНЭК-Аналитик» позволяет формировать собственные методики финансового анализа, описывая алгоритмы расчета используемых в них показателей. При создании собственных методик анализа Пользователю предоставляется возможность использовать как исходные, так и аналитические данные: баланс (форма 1), отчет о прибылях и убытках (форма 2), дополнительные данные по балансу и отчету, аналитические баланс и отчет, реформированные балансы, движение денежных средств.

2. Практическая часть

Характеристика предприятия

Предприятие ААА занимается предоставлением услуг по информационно-технологическому обслуживанию процесса начисления коммунальных платежей и льгот жителей ТСЖ и ЖСК г. Новосибирска.

Организационно структура предприятия состоит из директора, главного инженера, заместителя, нескольких отделов и сопутствующих служб.

Каждый работник обеспечен рабочим местом, компьютером, телефоном.

В силу особенностей своей деятельности предприятие вынуждено вести активную переписку с другими организациями города, как коммерческими, так и муниципальными службами. Ниже будет рассмотрена структура ИС предприятия, обеспечивающей работу с корреспонденцией.

Функциональная структура ИС

Для работы с документами была выбрана система «Евфрат-документооборот»[5].

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот – это средство автоматизации бумажного документооборота. При переходе на электронный документооборот сохраняются все основные понятия бумажного: регистрация, резолюция, согласование, визирование. Однако все эти процессы проходят в электронном виде, что существенно оптимизирует работу предприятия. Юридическая значимость внутреннего электронного документооборота обеспечивается средствами электронно-цифровой подписи.

Назначение системы автоматизации документооборота

Система ЕВФРАТ-Документооборот предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

- регистрация документов;

- перемещение электронных документов между сотрудниками;

- согласование документов;

- контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований;

- осуществлять поиск документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов;

- создание и использование маршрутов поручений и согласований;

- обмен электронными сообщениями между сотрудниками;

- гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;

- создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы;

- создание разного вида отчетов по документообороту;

- электронная архивация документов и управление архивом;

- криптографическая защита документооборота в системе;

- обеспечение юридической значимости документооборота с использованием средств электронно-цифровой подписи.

Понятие документа в системе электронного документооборота (далее СЭД)

Традиционно под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по этим документам или выполнение согласований этих документов.

Документ в системе ЕВФРАТ-Документооборот представляет собой совокупность трех информационных блоков.

1. Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются в обязательном порядке следующие поля:

- регистрационный номер документа;

- дата регистрации документа;

- тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;

- краткое содержание документа.

2. Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.

3. Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:

 Скачать реферат