Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области

Рис. 1.1 Способы хранения и поиска документов

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

На основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа. Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

В реляционных СУБД реализованы другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста.

Распределенный гипертекст составляет основу широко внедряемой Web - технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или Корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в Internet применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web-сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Обработка документов с использованием офисных пакетов

Офисные пакеты представляют собой набор программ, подготовленный производителем для автоматизации решения наиболее распространенных задач. Эти программы работают как единый программный комплекс, разрешена проблема совместимости между разными программами. Сами изготовители программного обеспечения дали такому комплекту название «офисный пакет», прочно прижившееся среди пользователей. Лидеры среди офисных пакетов - Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office.

В последние годы в мире говорят также о пакете StarOffice компании Sun, разработанном для операционной системы Linux. Компания Sun поддерживает проект OpenOffice.org, который в рамках концепции открытого кода - исходного текста компьютерных программ (open source), позволяет пользователям всего мира свободно (бесплатно) получить операционную систему Linux и вместе с ней офисный пакет OpenOffice (он работает также на платформах Windows и Unix). Данный проект смог привлечь к разработке опыт тысяч талантливых программистов со всего мира, что позволяет операционной системе Linux и офисному пакету StarOffice/OpenOffice конкурировать с Microsoft. Главное различие платной и бесплатной версий StarOffice - то, что Sun осуществляет техническую поддержку и обучение пользователей StarOffice, и то, что StarOffice содержит некоторые дополнения, отсутствующие в OpenOffice, такие как специальные шрифты и база данных.

Отечественные фирмы также предлагают решения для автоматизации отдельных видов работы офиса и занимают конкретные ниши благодаря своим расширенным возможностям, таким как совместимость с определенными видами данных, поддержка национальных особенностей или специфических аппаратно-программных платформ. В России получил распространение офисный пакет «Русский Офис».

Традиционный набор программ для организации офисной работы представлен в таблице 1.2. Все представленные пакеты обеспечивают работу с Internet.

Таблица 1.2

Офисные пакеты различных производителей

Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты Corel Perfect.

 Скачать реферат