Рутина и обновление - вечная дилемма управления

Введение

Процессом рутины поглощены практически все менеджеры организации. От выполнения ежедневных, монотонных операций не застрахован никто: не менеджер по продажам, не генеральный директор.

Лучшим инструментом борьбы с рутиной можно назвать построение максимально эффективной системы управления на предприятии.

Система управления – это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных условиях достижение целей организации, т.е. "система управления " (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур организации, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций, - это показывает актуальность и важность данной темы в современных условиях.

Цель данной работы – рассмотреть вопрос рутины и обновления в функциях управления на предприятии.

В рамках поставленной цели предполагается решение ряда задач, а именно:

- рассмотрение тайм-менеджмента как одного из инструментов борьбы с рутиной в управлении;

- изучение процесса делегирования полномочий как решение рутинных вопросов на высшем уровне;

- изучение психологических аспектов при обновлении в организации и внедрения инновационных процессов.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью выбора эффективных схем управления, сочетающих в себе развитие и стабильность.

Теоретической и методологической основой написания данной работы послужили научные труды и публикации ведущих специалистов в области менеджмента, управления персоналом, теории управления, ресурсы сети интернет.

1. Тайм-менеджмент и рутина

Нормы времени для рутины

В основе всей активности человека лежит непрерывно продолжающаяся деятельность, которая может быть описана как достижение тривиальных целей. Такие дела обычно обозначаются одним кратким словом - «рутина».

Слово «рутина» происходит от французского слова route, «маршрут», и обозначает давно устоявшуюся процедуру, нечто такое, что вы делаете привычно и регулярно. Это как дорога, ведущая к вашему дому: вы настолько хорошо ее знаете, что даже не задумываетесь о маршруте, когда направляете автомобиль к своему дому. Она, конечно, представляет существенно меньший интерес, чем неизвестная дорога.

В силу того, что рутинные дела мы выполняем слишком часто, мы легко можем их не заметить в нашем управлении временем. Поскольку такие дела выполняются механически, неизменно и скучно, рутинные дела могут также служить причиной бесполезной траты значительного количества времени. Если это так, то следует по возможности сократить время, затрачиваемое на рутинные дела.

Более того, в силу того, что рутинные дела более или менее привычны, мы и не уделяем им достаточного внимания. Перед тем, как приступить к очередному оперативному планированию, менеджер должен выявить некоторые из таких устоявшихся и повторяющихся видов деятельности и внести их в специальную таблицу.

В таблицу следует внести критерии целей и намерений, цели и объекты. Вы или ваши сотрудники должны приготовить обзор, в котором построчно будет указано, сколько времени обычно занимает каждая задача. Каждую задачу следует разбить на измеряемые части с использованием методов научной организации труда. Затем установите реальные нормы времени, за которые можно решить задачу. Кроме того, следует учитывать следующие моменты.

На первый взгляд любая рутинная деятельность отнимает непропорционально много времени. Если вы что-то делаете самостоятельно и при этом у вас есть в подчинении сотрудники, рассмотрите возможность делегирования им части, а еще лучше всей рутинной работы. Не вредно и задаться вопросом: есть ли необходимость выполнять всю эту рутинную работу?

Время от времени перерабатывайте заново ваши планы. При существенном отклонении от установленных норм уточните рабочий план и оцените заново нормы времени.

Исключить применение закона Паркинсона - работа занимает все время, отведенное на нее.

Следует уделить особенное внимание нормам времени рутинных задач. Действительно, устанавливая нормы времени для таких действий и процедур, менеджеру следует начать рассматривать такие процедуры, как объекты.

Анализ, основанный на этой идее, позволит менеджеру ввести новые, эффективные критерии, позволяющие бороться с однообразием рутины: механическим, бездушным и непреклонным, выполняемым по давно установившимся шаблонам.

Понятие квартального обзора

Через три, четыре или шесть месяцев (по выбору менеджера) следует сделать обзор.

Необходимо внимательно присмотреться к целям, которых менеджер не смог достичь в рассматриваемый период. Что было сделано неправильно? Есть определенные причины, по которым это произошло. При этом старайтесь не снимать с себя ответственность и перекладывать ее на внешние обстоятельства: это может войти в привычку. Люди часто объясняют свои неудачи неблагоприятными внешними обстоятельствами или вмешательством таких сил, с которыми человеку невозможно бороться.

Если вы мыслили стратегически в течение всего рассматриваемого периода времени, вы сможете либо отказаться от целей, либо изменить их по вполне объяснимым причинам.

Возможно, перед вами откроются существенно более важные стратегические цели или серьезное препятствие заставит вас изменить ваш курс. При планировании всегда следует выделять некоторый лимит времени на непредвиденные обстоятельства. Абсолютно жестко составленный временной график (без резерва хотя бы в 20% времени) никогда не будет выполнен. Непредвиденные обстоятельства и новые проблемы, даже кризисы, являются неотъемлемой частью нашей жизни. Умудренный опытом менеджер при планировании всегда учитывает такие приятные и неприятные случайности.

Планирование рабочего времени

Менеджер для эффективной борьбы с рутиной должен развивать умение смотреть шире и глубже на работу, которую он выполняет. Необходимо применять такое видение при стратегическом мышлении, и определение ключевых оперативных целей и объекта.

План создается для выполнения работы. Но это только половина дела. Другая половина заключается в применении плана. Необходимо помнить, что планирование сохраняет время менеджера, сокращая затраты времени на выполнение задачи.

Цели и объекты могут быть не вполне определены. Правильное определение целей и объектов - это искусство, которому нужно учиться.

 Скачать реферат