Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в ООО "Анелик"

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:

- Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;

- Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;

- Стоимость системы;

- Сроки внедрения системы.

Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.

Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды ООО «Анелик» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:

- освобождением физического места для хранения документов;

- снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;

- уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

- снижением расходов на персонал и оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

- повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;

- повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

- улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.

Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение АСУ в Департаменте Аренды необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Процесс создания АСУ состоит их нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:

- Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ;

- Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

- Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

- Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;

- Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

- Обучение персонала организации.

Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. Для успешного обучения персонала Департамента Аренды было создано Руководство пользователя к программе.

Основные результаты дипломного проекта:

- Определено понятие корпоративной информационной системы;

- Выявлены основные этапы жизненного цикла информационных систем;

- Определены задачи моделирования бизнес-процессов на основе применения CASE- средств;

- Проанализирована организационная структура, направления деятельности компании ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности;

- Построена модель «как есть». На этой модели была отработана методика построения структурных моделей бизнес-процессов для данного предприятия на базе методологии ARIS и IDEF0;

- Рассмотрены существующие архитектуры информационных систем и выбрана подходящая для реализации АСУ;

- Разработана и внедрена АСУ в Департаменте Аренды.

Внедрение АСУ позволило:

- Автоматизировать процесс создания заявки клиента;

- Вести учет объектов недвижимости;

- Контролировать время экспозиции объекта недвижимости в базе Департамента Аренды;

- Формировать отчеты в соответствие с потребностями пользователей;

- Выдавать на печать отчёты;

- Хранить в базе данных всю информацию по клиентам и объектам Департамента Аренды.

Кроме этого в рамках главе третьей данного дипломного проекта обоснована экономическая эффективность внедрения проектируемой АСУ как с точки зрения влияния на производительность труда сотрудников Департамента Аренды, так и точки зрения эффективности инвестиционного проекта.

Приложение 1. Функциональная модель бизнес-процессов

Приложение 2. Модель основного бизнес-процесса, сформированная с помощью ARIS

Приложение 3. Объекты системы маршрутизации документооборота

Приложение 4. Структура сети

Приложение 5. Функциональная модель бизнес-процесса предоставления услуг в проектируемой АСУ

Приложение 6. Структура интерфейса пользовательской части

Приложение 7. Основная форма АСУ Департамента Аренды

Приложение 8. Экранная форма «Журнал»

Приложение 9. Экранная форма «Объекты»

Приложение 10. Экранная форма отчета «Клиенты»

Приложение 11. Экранная форма отчета «Объекты»

Приложение 12. Экранная форма «Экспозиция»

[1] ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств, Издание официальное - М.: Госстандарт России, 1999.

[2] Ивлев В. Процессная организация деятельности предприятия [Электронный ресурс] / «АКДИ Экономика и жизнь», Электрон. дан. Режим доступа: http://www.akdi.ru/avt-upr/UPR/ivlev2.htm, свободный.

[3] Ивлев В. Процессная организация деятельности предприятия [Электронный ресурс] / «АКДИ Экономика и жизнь», Электрон. дан. Режим доступа: http://www.akdi.ru/avt-upr/UPR/ivlev2.htm, свободный

 Скачать реферат