Правила подготовки и оформления документов

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Правила подготовки и оформления документов

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

Оформление реквизитов документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Существует три федеральных конституционных закона, которые были приняты в 2000 году: "О Государственном флаге Российской Федерации", "О Государственном гербе Российской Федерации" и "О Государственном гимне Российской Федерации". Принятые законы динамично развиваются вместе со страной. Законодатели вносят в эти документы дополнения и изменения, выходят Указы Президента, которые регулируют вопросы государственной символики.

Помимо нормативных актов, регулирующих порядок использования государственных символов, существуют и традиции международного протокола, национальные и государственные традиции, которые также необходимо учитывать при использовании государственной и иной символики.

Использование герба является строгой прерогативой государства. Если на бланке, на печати или даже на визитке присутствует изображение государственного герба, это значит, это бланки и печати государственной организации, а визитка принадлежит человеку, занимающему государственный пост. Существующий закон о государственном гербе устанавливает достаточно строгие правила, перечень возможностей использования герба строго ограничен. В отношении трактовки этих законов подход иной, нежели в гражданском праве: все, что не предписано, то запрещено.

Протокол герба достаточно жесткий, все случаи его использования строго определены. Места определяются следующим образом: в центре – государственный герб, слева от него герб субъекта федерации, справа – эмблема компании. И важно не забыть о некоторых нюансах в размере и высоте: никакой другой герб не может быть больше по размеру, чем герб Российской Федерации, и не может располагаться выше него (либо на одном уровне, либо ниже).

Также установлен порядок использования изображения государственного герба организациями. Полноцветное изображение герба наносят на бланки и визитки только Президент и Глава правительства. Черно-белое изображение в контурном щите наносят руководители федеральных органов исполнительной власти. Геральдический совет как орган при Президенте РФ имеет право помещать только одноцветное изображение без щита. Естественно, организации, не входящие в состав органов исполнительной власти, и никакие другие лица, даже государственные, но не имеющие права использовать бланки с государственным гербом, не должны наносить государственный герб на свои бланки и визитки. За нарушение порядка использования государственной символики Административным кодексом Российской Федерации установлена ответственность.

В стандарте ГОСТ Р 6-30.97 говорится лишь о том, что Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть I, ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к закону и исходить из того, что сказано в нем.

 Скачать реферат