Понятие и основные элементы процесса управления

Для обеспечения процесса постоянного совершенствования документооборота необходимо выбрать процессы управления, максимально влияющие на эффективность деятельности всего предприятия в целом, оценить, насколько они нуждаются в переработке в случае развития предприятия, установить показатели, при достижении которых следует заранее начать изменять существующий документооборот. Одним из таких показателей может быть численность персонала. Известно, что руководитель способен эффективно управлять и корректировать работу ограниченного количества прямых подчиненных. Для примера возьмем отдел сбыта с одноуровневой системой управления. При значительном увеличении объема реализации от базового и, следовательно, численности персонала, руководитель теряет возможность эффективно направлять деятельность подчиненных, требуется усложнить организационную структуру управления подразделением. В данном случае возможно разбиение службы сбыта на специализированные отделы. Специализация возможна по различным направлениям: территориальным, в зависимости от размера заказа, номенклатуры продукции. Однако важно, что при таком усложнении структура документооборота должна измениться, должны добавиться новые агрегатированные формы отчетности, показатели оценки работы работников. И этот процесс должен быть проведен заранее, иначе неизбежны потеря управляемости, а, следовательно, снижение эффективности предприятия. Таким образом, успешно функционирующее предприятие – развивающиеся, а успешно функционирующий документооборот – опережающий существующую необходимость на предприятии на величину плановых показателей развития с учетом времени на его совершенствование [13].

При совершенствовании процесса управления необходимо, чтобы реальная схема процессов отражала действительно существующую ситуацию на предприятии. Очень важно получить точную картину процессов управления, включая точную схему их пересечения.

В современных условиях контроль денежных средств предприятия становится одним из важнейших факторов эффективности его функционирования. Эффективный контроль, в свою очередь, подразумевает наличие механизма планирования и анализа денежного потока. Все эти направления управленческой деятельности можно объединить под общим термином – бюджетирование [12].

Каждая фирма занимается бюджетированием. Этот процесс неотделим от процесса управления. Любой директор, руководитель финансовой службы фирмы, как небольшого, так и крупного предприятия, соизмеряет доходы с расходами, подсчитывает планируемые остатки денежных средств, оценивает, может ли фирма позволить себе определенные затраты и принимает решение об эффективности расходов. Все это – элементы бюджетирования [12].

Различны только методы его воплощения – собственная память и ум, записи, электронные таблицы, специализированные программы или различное сочетание всего перечисленного.

Для руководителя фирмы или предприятия любого масштаба важно выбрать механизм бюджетирования, который сделает процесс контроля за денежными средствами максимально простым и эффективным [14].

Другой важный аспект совершенствования организационной структуры предприятия состоит в анализе организационной структуры. Изменению организационной структуры предприятия должен предшествовать организационный анализ текущей ситуации. К наиболее важным его аспектам следует отнести анализ функций, организационных звеньев, способ достижения целей и реализации стратегии компании, оценка сильных и слабых сторон организационной структуры. Проведя анализ можно переходить к проектированию функциональной модели предприятия, в ходе которого уточняются состав и иерархия функций и звеньев, проверяется их соответствие друг другу.

Вспомогательным инструментом в этом процессе может служить матрица организационных проекций, в компактной форме фиксирующая информацию о структуре и функциональных обязанностях отдельных звеньев. В строках матрицы должны находиться исполнительные звенья, а в столбцах – функции, выполняемые на предприятии. Анализ результатов таблицы может выявить ряд пробелов в исполнении функций, степень в загруженности сотрудников и позволит сделать анализ текущей и плановой организационной структуры более наглядным, уточнить должностные инструкции [6].

В процессе развития организационной структуры предприятия очень важно уловить необходимость изменения ее типа. Рост предприятия может обусловить необходимость перехода от простейшей линейной организационной структуры к какой-либо адаптивной структуре, например к матричной. При этой структуре организации предприятие построено на основе принципа двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения, с другой – руководителю временной группы, несущим ответственность за выполнение конкретной задачи. Такой переход может быть обусловлен развитием из малого предприятия в среднее, когда сложность выполнения задач перерастает возможности одного исполнителя, но периодичность выполнения подобных функций недостаточна для создания постоянной группы. В качестве примера можно привести сбор документации для получения банковского кредита на среднем предприятии. При оформлении кредита необходимо провести первоначальное согласование условий кредитования, что является функцией руководителя предприятия либо его прямого заместителя [17]. Требуется выполнить ряд простых операций – копирование и нотариальное заверение уставных документов, что рационально поручить офисному работнику средней квалификации. Далее обобщается финансовая и бухгалтерская информация – как правило сфера деятельности бухгалтерии предприятия. Необходимо провести оценку залога, подготовить заявки и решение совета акционеров.

При использовании матричной структуры организации происходит увеличение эффективности выполнения задания по двум направлениям: значительно сокращаются сроки получения кредита и рационально расходуется рабочее время ведущих специалистов за счет передачи части простых работ менее квалифицированным сотрудникам [16].

Эффективность организации предприятия в целом складывается из эффективности использования всех организационных ресурсов, в том числе каждого сотрудника, которые часто неодинаково выполняют свои производственные обязанности – почти в любом подразделении предприятия есть лидеры и аутсайдеры. Необходимо проведение дифференциации, для чего необходимо иметь единую систему оценки выполнения сотрудниками своих должностных функций. Такая система повышает качество организации предприятия через воздействие на мотивацию сотрудников, выражающуюся через заработную плату. Оговоримся, существует еще достаточно много средств воздействия на эффективность работы сотрудника, стимулов к улучшению своей деятельности. Однако, на наш взгляд, мотивация сотрудников посредством заработной платы является наиболее эффективной.

Следует заметить, что недостаточно эффективная система оплаты труда не означает, что сотрудник получает меньше, чем заслуживает или чем считает справедливым. Необходимо не платить больше, а обеспечить такую систему организации оплаты труда, при которой сотрудник видит связь конкретных результатов своего труда с заработной платой. Приведем конкретные примеры подобных задач. Агент по продаже недвижимости получает процент с оборота, однако не всегда величина его заработной платы связана с трудоемкостью, а удачная крупная сделка часто расслабляет сотрудника. Сотрудник выполняет множество разных по своей сути работ и считает, что работает больше, чем другие. В бухгалтерии предприятия один сотрудник более опытный, чем другой, но работу выполняют одинаковую.

 Скачать реферат