Оформление заявления и приказа на предоставление отпуска

Срок хранения заявления о предоставления отпуска установлен в 1 год, согласно п. 245 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень 2007).

Необходимость составления приказа о предоставлении отпуска обусловлена требованиями ст. 152 ТК "Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом".

При подготовке приказа о предоставлении отпуска следует помнить, что согласно ст. 169 ТК, наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней. При этом работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно. Соответственно, приказ должен быть издан и работник ознакомлен с ним не позднее этого срока.

Приказ о предоставлении отпуска относится к группе приказов по личному составу. При подготовке такого приказа может применяться общий бланк или специальный бланк (бланк приказа). В соответствии с Примерной Инструкцией по делопроизводству 1 изготавливать специальный бланк целесообразно в том случае, если документов соответствующего вида в организации издается более 200 в год.

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса впечатывается название этого вида документа ("ЗАГАД", "ПРИКАЗ"). Название вида документа в кавычки не заключается и печатается без разрядки (пробелов между буквами).

К приказу составляется заголовок, кратко отражающий содержание документа.

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы:

О предоставлении трудового отпуска Дмитриеву Д.К.

Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не перечисляются:

О предоставлении трудовых отпусков

В случае издания сложного по содержанию приказа по личному составу, в котором фиксируется сразу несколько распорядительных действий (предоставление трудового отпуска одному работнику, командирование другого и отзыв из отпуска третьего), заголовок к приказу оформляется обобщенно:

По личному составу

Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

Приказ о предоставлении отпуска начинается с распорядительного слова "ПРЕДОСТАВИТЬ", которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки, с новой строки от границы левого поля. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Одним приказом допускается оформлять отпуск одного, двух и более работников. Такой приказ называется сложным. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является график отпусков и (или) заявление о предоставлении отпуска. Основание издания приказа указывается после его текста.

1 Примерная Инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13).

Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста (например, при оформлении приказа о предоставлении отпусков сразу нескольким работникам в строгом соответствии с графиком трудовых отпусков).

Слово "Основание" печатается от границы левого поля (без абзаца). Само слово "Основание" остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова "Основание" ставится двоеточие.

Основание: 1. График трудовых отпусков.

2.Заявление Дмитриева Д.К. от 04.02.2008 № 12

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкции по делопроизводству организации и т.п.), исходя из их компетенции и содержания документа.

Виза на приказах оформляется по тем же правилам, что и на заявлениях.

Согласно п. 2.3.11. Примерной Инструкции по делопроизводству при визировании проектов приказов визы проставляются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа приказа. При его размножении на копиях визы не воспроизводятся.

Важнейшим реквизитом, придающим приказу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). При этом к наименованию должности (директор, ректор) обычно добавляется видовое наименование организации:

Директор завода, Ректор университета и т.п.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно заместителя руководителя). Как правило, для придания приказу юридической силы достаточно подписи. Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

После подписания приказ передается на регистрацию.

Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. В свою очередь, приказы по личному составу, имеющие 75-летний срок хранения, регистрируются отдельно от приказов по личному составу, срок хранения которых - 3 года после проведения налоговой проверки.

Приказы о предоставлении отпусков имеют срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки 2.

Они регистрируются в одном журнале вместе с другими приказами по личному составу, для которых установлен аналогичный срок хранения. К их числу относятся приказы:

- о командировании (за исключением длительных и зарубежных командировок, для которых установлен 75-летний срок хранения);

 Скачать реферат