Оптимизация управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе

Исследование и анализ документационного обеспечения системы управления

Осуществление функций управления во многом зависит от внедрения строго продуманной системы внутришкольной информации и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей прямой и обратной связи, достоверной информации руководитель может ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию. Функциями управления являются: "прогнозирование, программирование, планирование, организация, регулирование, контроль, анализ, корригирование, стимулирование…"[1].

Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях - резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Есть ряд субъективных причин: помимо отчетов одна и та же информация используется для создания различных видов документации. Это свидетельствует о многократном тиражировании одних и тех же исходных данных в разных формах (документах), что никоим образом не способствует качественному управлению, т.к. не несет в себе никакой новой информации, а лишь занимает время управленца на бумаготворчество.

"Информационный анализ позволил выявить объемы информации, потребляемые органами управления образования: 48,6% Управление образования, 0,96% Министерства образования Свердловской области. Полученные данные свидетельствуют о том, что чем выше уровень управления образования, тем меньше информации об учреждении имеет орган управления образования и тем слабее его представление о реальных процессах и проблемах в ОУ. Данный вывод подтверждается анализом качественного состава информации, потребляемой органами управления образования.

Полученные данные свидетельствуют о неравномерности формирования информационной структуры органов управления образования по документации получаемой из учреждения дополнительного образования.

Наиболее равномерно в отношении учреждении дополнительного образования сформирована информационная структура Министерства образования Свердловской области. Министерство образования основное внимание уделяет программно-методическому (25,7%) и нормативно-правовому (20,8%) обеспечению образовательного процесса.

По сравнению с городскими и районными органами управления образованием Министерство образования собирает больше информации о детях и материально-техническом обеспечении образовательного учреждения.

В информационной структуре районного управления образования главным приоритетом являются формальные данные о педагогах (57,2%) и программно-методическое обеспечение образовательного процесса (19,6%), практически не уделяется внимания детям (1,5%) и материально-техническому обеспечению (1,4%), последнее свидетельствует о том, что образовательное учреждение функционирует в режиме "выживания".

В информационной структуре городского управления образования преобладает формальная информация о педагогах (70,5%), об организационно-содержательном (9,4) и нормативно-правовом (7%) обеспечении образовательного процесса.

При сравнении выраженных в символах объемов информации, запрашиваемых органами управления образования разных уровней, становится очевидным, что город собирает информации о педагогах больше, чем район, область уделяет внимания нормативно-правовому и программно-методическому обеспечению больше, чем район и город, объемы информации, запрашиваемые областью об образовательном процессе, детях и материально-техническом обеспечении больше, чем районом и городом.

Эти данные характеризуют приоритеты органов управления образования при формировании образовательной политики, а их несовпадение на разных уровнях проявляется в несогласованности действий на практике, в напряженности отношений между органами управления образования"[2].

По результатам исследований объем полезной информации в общем объеме информации составляет не более 50%, именно на ее основании и осуществляется управление учреждением. Следовательно, необходимо стремиться к ее увеличению, что приведет к повышению качества управления.

На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы. Одним из путей оптимизации управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе является организация эффективного документооборота в учреждении. Для этого необходимо:

Определение информационных потоков, стандартов на создание, оформление, передачу и хранение управленческой информации.

Определение требований к регламентирующим документам: виды, данные, исполнители, формат представления.

Требования, предъявляемые к информации

Рассматривая документацию, необходимо определить требования к управленческой информации, на основании этих требований определить какую первичную информацию (данные) будем собирать, чтобы получить, в конечном итоге, необходимую нам информацию о системе.

Требования:

полнота - о всех элементах системы и их связях, возможность составления установленных форм отчетности и заполнения предписанных аналитических материалов, возможность составления стратегических прогнозов развития Центра;

точность - соответствие способов, технологий получения и содержания информации;

своевременность - установление сроков сбора, обработки и представления информации;

достоверность - фиксируемые данные соответствуют действительности, возможность получения информации, соответствующей реальному состоянию дел;

проверяемость - возможность проверить достоверность информации либо в процессе ее получения, либо по документам;

одноразовый ввод информации;

открытость - доступность информации для всех субъектов образовательного процесса;

достаточность - отсутствие избыточной информации;

необходимость - использование в управлении образовательной системой;

валидность - обоснованность и адекватность исследовательских инструментов (методик получения информации ее содержанию).

На основании собранной информации проводится анализ внешней и внутренней среды учреждения дополнительного образования. Анализируются в динамике развития следующие аспекты деятельности:

соответствие хода учебно-воспитательного процесса учебным планам, приказам, инструкциям и т.д.;

выявление успехов, достигнутых педагогами, с целью их трансляции в коллективе;

выявление недостатков с целью их ликвидации и предупреждения;

изучение психологического климата во взрослом и детских коллективах;

удовлетворенность всех субъектов образовательного процесса.

Важным условием эффективности управленческой деятельности является соблюдение организационных стандартов. Организационные стандарты, ставшие привычными регуляторами деятельности обеспечивают преемственность в управленческих структурах. Они позволяют более экономно использовать рабочее время, расширяют возможности для творческой деятельности, для применения технологии целевого управления системой.

 Скачать реферат