Обеспечение безопасности информации на наиболее уязвимых участках офисной деятельности

— дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т. п.;

— справочно-информационный банк данных по персоналу — учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

— подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

— копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.

Главным моментом в защите персональных и иных конфиденциальных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров и в соответствии с этим — регламентация принадлежности работникам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных.

Для реализации этого положения руководитель фирмы должен издать приказ или распоряжение о закреплении за работниками отдела определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях этих работников, утвердить схему доступа работников отдела кадров и руководящего состава фирмы, структурных подразделений к документам отдела, ввести личную ответственность перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

По каждой функции, выполняемой работником отдела кадров, должен быть регламентирован состав документов, дел и баз данных, с которыми этот работник имеет право работать. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, в целях разграничения доступа и разбиения знания персональных данных между работниками, закрепить за разными работниками:

а)документирование оформления трудовых правоотношений (приема, перевода, увольнения и др.);

б)ведение личных дел и трудовых книжек;

в)составление и хранение приказов по личному составу и контрактов;

г)ведение справочно-информационного банка данных.

Распределение сфер деятельности может варьироваться в зависимости от объема работы и штатной численности работников отдела, но разграничение обязанностей и массивов документации должно быть обязательно. Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных. Важно, что в этом распоряжении фиксируется изменение степени осведомленности работников в знании ими персональных данных и сферы личной ответственности за сохранность и конфиденциальность документации.

В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников фирмы. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и отделе кадров чистых бланков книжек и бланков листов-вкладышей. Начальник отдела должен строго контролировать, чтобы подчиненные ему работники не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и, как правило, поддельных). Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производил только начальник отдела кадров, так как в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу фирмы (картотеками, журналами и книгами персонального учета сотрудников). Этот банк содержит основную, концентрированную массу ценных сведений о сотрудниках. Множество применяемых традиционных учетных форм осложняет обеспечение их конфиденциальности. Однако переход на автоматизированный тип этого банка создает другие сложности, связанные с необходимостью ведения комплектов страховых и резервных машиночитаемых и бумажных копий, включенных в банк учетных форм. Конфиденциальными при любом типе банка являются накопительные ведомости, записи в промежуточных рабочих формах, которые ведутся работником отдела кадров для последующего одноразового внесения в учетные формы. Доступ работников отдела к справочно-информационному банку данных должен быть ограничен и определяться их служебными обязанностями. Разовое ознакомление с учетной карточкой какого-либо сотрудника разрешает начальник отдела кадров.

В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. В помещении отдела кадров в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности фирмы. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей сотрудников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника отдела не должно быть тяжелых предметов.

Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок.

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается передача персональной информации по телефону. Ответы на письменные запросы других учреждений, фирм и организаций даются в письменной форме, на бланке фирмы или отдела кадров и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности сотрудника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки Т-2, а не пропуска, так как сотрудник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Справку подписывает начальник отдела кадров. На подпись справку передает работник отдела, а не посетитель. Одновременно начальник отдела ставит на справке печать. За получение справки сотрудник предприятия расписывается в журнале учета выдачи справок.

Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у начальника отдела кадров и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед начальником отдела об израсходованных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистые и испорченные бланки. Заранее ставить на чистых бланках справок подпись начальника отдела и печать не допускается.

В целях удобного доступа посетителей в отдел кадров помещения отдела должны располагаться на первом этаже здания, поблизости от входа. В часы приема лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих. Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Не допускается бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании фирмы.

 Скачать реферат