Обеспечение безопасности информации на наиболее уязвимых участках офисной деятельности

— осуществить разбиение (дробление) информации на части и распределение их между разными рекламно-выставочными материалами, предназначенными для массового посетителя и посетителей-специалистов, издать серию дополнений к основному проспекту для специалистов разного профиля;

— осуществить разбиение информации по видам и средствам рекламы — традиционным бумажным изданиям, электронной рекламе, Web-странице, рекламе в средствах массовой информации и др.

Вместе с тем должен соблюдаться разумный баланс: рекламно-выставочные материалы не должны быть мало информативными для посетителей, все наиболее важные параметры новой продукции должны найти в них отражение.

Следовательно, подготовка и проведение совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы устроителей и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность разглашения или утечки ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов. Контроль за выполнением этих требований возлагается на референта, который обеспечивает информационную безопасность деятельности фирмы, сохранение ее деловых и производственных секретов.

Защита информации в работе кадровой службы

Работа службы персонала, управления или отдела кадров, менеджера по персоналу, иногда, в некрупных фирмах, секретаря-референта (далее — отдела кадров) связана с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о всех категориях сотрудников. Эти сведения относятся к так называемым персональным данным, которые по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.

Личная тайна гражданина охраняется Конституцией Российской Федерации. Разглашение этой тайны т. е. бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб физическому лицу. Понятие личной тайны близко примыкает к семейной тайне. Семейная тайна или тайна нескольких физических лиц, членов семьи не тождественна личной тайне по составу защищаемых сведений. Например, к семейной тайне относятся: тайна усыновления, тайна отцовства, тайна наследственного заболевания и др.

Под персональными данными (информацией о гражданах) понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку. Персональные данные идентифицируют его личность. Субъектами персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории России, к личности которых относятся соответствующие персональные данные. Держатели персональных данных — органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, осуществляющие владение и пользование этими данными. Пользователями персональных данных могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, обращающиеся к держателю данных за получением необходимых им персональных данных и пользования ими без права передачи.

Персональные данные всегда относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускаются сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75лет срока их хранения, если иное не определено законом.

В целях выявления состава конфиденциальных сведений и определения основных направлений защиты персональных данных в отделе кадров выделим две большие группы документации: а) документация по организации работы отдела и б) документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела и содержащая персональные данные в единичном или сводном виде.

Первая группа документации содержит организационно-правовую документацию отдела кадров и включает: положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, приказы, распоряжения, указания руководства фирмы, регламентирующие структуру отдела и распределение сфер ответственности между его работниками, рабочие инструкции по выполнению основных функций отдела, ведению документации и формированию персональных данных в комплексы (документы, базы данных и т. п.). Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела. Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса отдела и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность в различных фирмах, конфиденциальный характер этой группы документации определяется тем, что злоумышленник может извлечь из анализа этой документации в конкретной фирме следующие полезные для себя сведения:

— распределение функций между отделом кадров и планово-финансовым отделом, бухгалтерией, юридическим отделом, военно-учетным столом и другими подразделениями, т. е. сведения о том, где искать требуемую информацию;

— распределение функций внутри отдела кадров между структурными единицами отдела (группами, секторами) и между работниками, т. е. сведения о том, у кого искать требуемую информацию;

— регламентацию рабочего процесса по оформлению документации, пропусков, удостоверений, т. е. сведения о том, как можно воспользоваться этим в несанкционированном режиме для фальсификации документов, баз данных;

— регламентацию места хранения документов, дел, баз данных, т. е. сведения о том, где и как можно украсть или подменить тот или иной документ, получить требуемую информацию;

— регламентацию отчетной и справочной работы, т. е. сведения о том, когда и как можно перехватить требуемую информацию по организационным или техническим каналам.

Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела.

Вторая группа — документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела кадров и содержащая персональные данные, включает:

— комплекты документов, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т. п.);

— комплекты материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

— подлинники и копии приказов по личному составу;

— личные дела и трудовые книжки сотрудников;

— дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

 Скачать реферат