Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности ПУ ФСБ РФ контрольного отдела

Таким образом, подобные регламенты, единые для исполнения всеми органами государственной власти, являются нормативными правовыми актами прямого действия.

Что касается общего делопроизводства, то здесь наблюдается качественно иная ситуация. Инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе создавалась еще на основе разработанной и действовавшей до 2006 года Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она имеет лишь небольшие отличия в части индивидуализации ее положений для конкретной структуры. Кроме того, Инструкция Федеральной регистрационной службы вводилась как временная на ранних стадиях функционирования службы, и по этой причине не только не соответствует Типовой инструкции, но и не содержит конкретики организационных моментов. Впоследствии вся сложившаяся технология должна была получить свое отражение в итоговом документе – новой Инструкции по делопроизводству, однако этого не произошло.

В сентябре 2005 года в Управлении была введена собственная Временная инструкция по делопроизводству1. Фактически данный документ по содержанию повторяет рассматриваемую выше Инструкцию Федеральной регистрационной службы. Такой подход также нельзя считать верным, поскольку данная инструкция нуждается в адаптации не только с точки зрения ее соответствия нормам Типовой инструкции, но и сточки зрения специфики Управления. Формальный характер инструкции привел к необходимости издания отдельных распорядительных документов по конкретным организационным и процедурным моментам. В частности, отдельными приказами устанавливаются: требования к порядку разработки и оформления локальных актов, порядок использования гербовых бланков1, процедура постановки документов на контроль и снятие с контроля.

Таким образом, установлена необходимость совершенствования нормативной базы общего делопроизводства на локальном уровне. Перед организационно-контрольным отделом стоит задача по разработке качественной инструкции по делопроизводству.

При организации работы с документами в отделе используются традиционные технологии автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СУБД Lotus Notes. («безбумажный» документооборот). Указанная система функционирует также и в обособленных подразделениях Управления. В отделе установлены два модуля системы: «Служебная корреспонденция» и «Контроль исполнения документов».

С помощью указанной системы:

- автоматизирован процесс регистрации входящей корреспонденции;

- автоматизирован процесс регистрации исходящей корреспонденции, причем в случаях, когда исходящая корреспонденция является ответом на входящую, фиксируется ссылка на входящий документ;

- осуществляется контроль прохождения документов по исполнителям;

- осуществляется контроль сроков исполнения документов;

- осуществляется быстрый поиск документов по различным реквизитам;

- создана база данных документов за несколько лет.

Регистрация приказов и распоряжений руководителя также ведется в базе Lotus Notes, система регистрации приказов позволяет выводить реестры зарегистрированных документов на печать и вести качественный контроль исполнения документов. Однако следует отметить, что заявления, служебные и докладные записки не заносятся в базу, а регистрируются в журнале.

Для организации работы с обращениями граждан и контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в Управлении функционирует программа на базе СУБД Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». С помощью этой программы выводится форма отчетности по обращениям граждан, направляемая в Росрегистрацию.

Итак, в отделе используется частичная автоматизация, основанная на использовании СУБД Lotus Notes и Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». Данная система имеет достаточно большое распространение в органах исполнительной власти и обладает широкими возможностями по построению эффективной поисковой системы.

Заключение

Управление является структурным подразделением. В деятельности отдела выделены два направления: организационно-контрольное (планирование, контроль, обращения граждан, проведение совещаний, семинаров, проверок) и делопроизводство. В своей работе отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента России, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами министерств и ведомств Российской Федерации, положением об Управлении, распорядительными документами Управления и настоящим положением.

Должностные обязанности между служащими отдела распределены равномерно. В отделе практикуется взаимозаменяемость работников, что позволяет не нарушать рабочий процесс во время ежегодных отпусков служащих отдела, либо при наступлении их нетрудоспособности. Однако, в случае, когда несколько служащих занимают одинаковые должности, их деятельность регламентируется одним должностным регламентом, в то время как характер выполняемых функций может быть различным. Выход здесь может быть найден путем выделения в структуре отдела рабочих мест и составления регламентов на каждое такое место.

В ходе прохождения практики в Пограничном Управлении ФСБ РФ по Челябинской области были выявлены следующие аспекты деятельности отдела.

Проведенный анализ документов, регламентирующих деятельность отдела, установлена необходимость разработки инструкции по делопроизводству, которая должна четко и подробно устанавливать правила документирования и организации работы с документами, а также организационные и процедурные моменты деятельности. От того, насколько детально и полно будет описана система планирования, контроля исполнения документов зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности Управления.

Наличие в отделе автоматизированных информационных систем позволяет оперативно и более качественно работать с документами. Однако необходимо внутреннюю корреспонденцию также регистрировать в единой электронной базе. В целом отдел Пограничного Управления справляется со своими должностными обязанностями.

 Скачать реферат