Место корпоративной культуры на современном предприятии

Хочу отметить, что компания, которая провела для нас успешное мероприятие, имеет определенные преимущества. Но в случае ее желания продолжить сотрудничество с нами, она обязана участвовать в следующем тендере на общих основаниях.

В начале февраля мы рассылаем брифы мероприятия в те компании, которые мы хотели бы пригласить к участию в тендере.

Второй этап: выявить лидеров тендера. Итак, бриф разослан. По его условиям предложения, присылаемые на тендер, обязательно должны включать перечень рекомендуемых площадок для проведения нашего мероприятия, одну или несколько сценарных заявок и иллюстрирующие их эскизы декораций, оформления, костюмов, а также предварительную смету.

На подготовку предложений компаниям дается, как правило, три-четыре недели, в течение этого срока они могут позвонить нам для того, чтобы уточнить те или иные вопросы. Обычно они хотят получить более детальную информацию: каковы номинации награждения, наши предпочтения в выборе площадки, конечно, пытаются узнать предельный размер бюджета, выделяемый на мероприятие.

Мы намеренно не указываем в брифе бюджет мероприятия. Рассматривая присланные предварительные сметы, мы оцениваем их с точки зрения соответствия существующим рыночным расценкам и сравниваем между собой, делая собственные выводы о том, насколько нам экономически выгодно взаимодействовать с тем или иным агентством.

При первичном рассмотрении. Производя первый «отсев», мы руководствуемся следующим простым принципом. Корпоративный праздник должен соответствовать сущности корпоративной культуры, сложившимся традициям и имиджу Компании. Поэтому агентства, которые предлагают украсить зал воздушными шарами или провести церемонию награждения на пляже с помощью мультипликационных героев, заканчивают свое участие в тендере задолго до его финала.

Что касается предложений по сценариям, то чаше всего, конечно, обыгрывается профессиональная тема: декорации в виде шахт, балет в рабочей спецодежде, ведущий у доменной печи и т. п. Но в праздник все-таки хочется Праздника, а не эффекта «дежа вю». Из самых экстравагантных заявок запомнилась такая: нам предложили провести наше празднование в виде «путешествия» в поезде «Москва-Норильск-Москва», не уточнив, существует ли такой маршрут, А суровая правда жизни такова: природные условия не позволяют проложить железную дорогу до Норильска. Это смелое предложение до сих пор веселит моих коллег.

Но все-таки, в основном мы получаем интересные, профессионально проработанные предложения. Рассматривая их, мы выбираем несколько компаний с наиболее, на наш взгляд, креативными и адекватными нашему видению праздника идеями и предварительной сметой, соотносимой с бюджетом нашего мероприятия.

Третий этап: не ошибиться с выбором партнера. Итак, определив «финалистов» (как правило, три или четыре компании), мы даем им возможность защитить свои предложения лично в рамках открытой презентации перед оргкомитетом, состоящим из сотрудников НМК «Норильский никель», ответственных за организацию корпоративного мероприятия. Задача конкурсантов состоит в том, чтобы максимально полно и выигрышно представить свое предложение и убедить оргкомитет в том, что праздник, организованный их компанией, будет безупречным.

Наши основные требования к организации праздника:

- эмоционально насыщенная творческая концепция, предполагающая стилистическую выдержанность мероприятия;

- интересный динамичный сценарий с единой сюжетной линией;

- высококачественная техническая поддержка, декорации, свет, звук, спецэффекты;

- профессиональная организация с отсутствием видимых накладок.

По итогам очной презентации члены оргкомитета коллегиально принимают решение о том, какой компании мы доверим организацию нашего корпоративного праздника.

Выбранную компанию мы рассматриваем как полноценного партнера и в процессе подготовки мероприятия стараемся взаимодействовать максимально эффективно.

Финансовый вопрос – тест на профессионализм

Одним из непременных условий успешного сотрудничества по организации корпоративного праздника является грамотный финансовый менеджмент наших партнеров. Соотношение «цена-качество» не теряет для нас актуальности и после заключения договора на организацию корпоративного праздника. Мы ждем от компаний-партнеров отстаивания наших интересов в общении с собственными подрядчиками в целях достижения обещанного результата. Как и большинство компаний, мы планируем свои финансовые затраты на год в конце предыдущего года, это касается и корпоративных праздников. Ориентиром для конкретной цифры, закладываемой в бюджет будущего года, является сметная сумма предыдущего мероприятия. В общем и целом, мы определили для себя бюджеты и новогоднего праздника и Дня Компании опытным путем и считаем их вполне достаточными для проведения мероприятий требуемого уровня.

Основные позиции расходов на праздничное мероприятие общеизвестны, и компания «Норильский никель» здесь не исключение. Наши сметы корпоративных праздников включают: аренду площадок, фуршет или банкет, охранные мероприятия, особенно актуальные при стечении большого количества людей, транспортные расходы на перемещение участников мероприятия, изготовление пригласительных билетов. При большом количестве участников и эксклюзивном эскизе пригласительных билетов это тоже важная статья расходов. Блок расходов, связанных с организацией собственно зрелищного мероприятия включает следующие позиции:

- написание сценария и комплекс режиссерско-постановочных работ;

- администрирование;

- артисты (ведущие, «звезды», хореографические коллективы, музыканты, аниматоры, хостес и пр.);

- декорационное оформление, техническое обеспечение и персонал;

- организация фото- и видеосъемки с последующим производством и тиражированием видеофильма о мероприятии;

- вознаграждение творческого агентства, комплекс услуг которого включает большинство вышеперечисленных позиций.

Особо выделю пункт «непредвиденные расходы». Я всегда включаю его в смету -как показывает опыт, расходы в процессе организации мероприятия по сравнению с первоначально заложенными могут увеличиваться: дополнительные или более дорогие артисты, оплата дополнительного времени, необходимого на монтаж сложного оборудования и т. д. Форс-мажор всегда требует определенных усилий, в том числе и финансовых, поэтому хорошо, когда есть резервы, которые можно использовать. Чувствуешь себя более уверенно, понимая, что какие-то дополнительные пожелания могут быть оплачены, а возникшие проблемы решены.

Традиционные форс-мажоры общеизвестны: технические неисправности, опоздания артистов, для открытых площадок - плохая погода. Задача организаторов в случае непредвиденных обстоятельств - ввести в действие так называемый «план В» (запасной вариант). Обыграть форс-мажор так, чтобы никто его не заметил - это высший пилотаж! Но всем организаторам праздничных мероприятий я от души желаю, чтобы подобные «проверки на прочность» случались как можно реже.

Организация корпоративных праздников - серьезное дело и нелегкий труд. Но результат - яркое зрелище, незабываемый праздник, хорошее настроение участников - стоит затраченных усилий!

 Скачать реферат