Коммуникации в управлении. Современные тенденции развития

Введение

В наши дни является просто очевидным то факт, что каждый человек непрерывно взаимодействует с огромным потоком информации. Информация является одной из широких признанных составляющих практически всех сфер деятельности. Информация – основа управления, связующее звено между менеджером и средой, в которую он включен в процессе жизнедеятельности.

Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных способностей человека. Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми.

Основные усилия менеджмента будут сосредоточены не столько на внутреннем состоянии большой компании, сколько на развитии внешних связей с партнерами, формировании горизонтальных структур по интересам.

В результате размываются структурные границы бизнеса, снижается его закрытость и риски в условиях конкурентных рынков, проявляются преимущества феномена партнерства и самоорганизации.

Поэтому в современном мире почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Коммуникация является связующим процессом, потому что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности.

Прочность и качество отношений между людьми в основном представляют собой функцию того, на сколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникаций передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но и для того, чтобы они могли выполняться.

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становится лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс, который является неотъемлемой частью управления.

Понятие коммуникации

Коммуникация является одним из важнейших факторов интеграции управления. Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мнениями, мыслями чувствами, обмен информацией.

Без коммуникаций невозможно существование никакой организационной группы людей. Коммуникация здесь выступает как условие организации.

Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникаций, а с другой – формирует те формы коммуникаций, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Понятие «Коммуникация» соединяет в себе три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и отношения индивидуума к цели управления и управленческим решениям. Менеджер распределяет информацию и определяет порядок ее движения, влияет на отношение индивидуума как к информации, так и к управлению и другим индивидуумам. Нередко понятие «Коммуникация» отождествляют с понятием «Информация» или в практическом менеджменте рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения управления.

Информация как основной элемент коммуникативных систем

Информация в данном контексте понимается как комплекс сведений, необходимых для успешного функционирования коммуникативной системы. Роль информации определяется тем, что она занимает важнейшее место среди компонентов, определяющих процесс принятия решений.

Конец 20-го века показал, что информационный ресурс становится главным богатством любой организации. От того, на сколько менеджер владеет информацией, зависит процесс управления. Умение обращаться с информацией зависит от многих социальных и культурных факторов, индивидуальных особенностей организатора, его ценностных ориентаций. А непосредственно от умения обращаться с информацией зависит и управление.

Сегодня рассматривают различные виды информации. Одни в большей мере нужны управленцам (производственная, экономическая, социальная, политическая), другие накапливаются в процессе деятельности (актуальная, аккумулятивная), третьи необходимы менеджеру (знания, навыки, умения).

Информация, полученная с помощью различных социологических, статистических и других методов, должна составлять полную картину об управляемом объекте. Информация об объекте должна отражать состояние, процессы и тенденции его развития. Однако на практике в подавляющем большинстве случаев по различным причинам (нехватка времени, отсутствие необходимого количества каналов) не удается в полном объеме собрать информацию об объекте с целью принять то или иное решение. Ли Якокка однажды сказал Филиппу Колдуэллу, возглавив компанию «Форд» после ухода: «Ваша беда в том, что окончили Гарвард, где вас учили не переходить к действиям, пока не станут известны все факты. В вашем распоряжении имеется 95 процентов фактов, а вы тратите время на то, чтобы добыть последние 5 процентов. К моменту, когда вы их добыли, оказалось, что они устарели, так как рыночная ситуация претерпела изменения»[*].

Информационные системы должны быть построены таким образом, чтобы они позволяли обращать данные на теоретическом и эмпирическом уровнях. Вполне понятно, что чем больше затрат и времени предстоит израсходовать на какой-то проект, тем более достоверной и подробной должна быть предварительная информация. «Конечно, вполне естественно желание получить в свое распоряжение информацию обо всех фактах и добиваться исчерпывающего исследования, гарантирующего надежную реализацию какой-то конкретной программы… В теории все это выглядит прекрасно, но реальная жизнь просто не укладывается в такую схему. Разумеется менеджер обязан собрать возможно больше информации и прогнозных оценок. Но в какой-то момент приходится довериться интуиции и идти на риск. Во-первых, потому, что даже правильное решение оборачивается ошибочным, если оно принято слишком поздно. Во-вторых, потому что как правило, такой вещи, как абсолютная уверенность не существует»[†].

Итак, роль информации в социальном управлении огромна. Исходя из этого многие авторы процесс управления сводят к процессу переработки информации с целью выработки решения.

В практике управленческой деятельности лишь часть протекающих в системе процессов подвергается управленческому действию. От того, насколько правильно выбран объект управляющего воздействия, зависит эффективность процесса управления. Соответственно, не вся социальная информация вовлекается в процессы управления. Вся наша психическая деятельность настраивается и организуется для достижения программных целей: отбор, фильтрация информации, ее извлечение из памяти, переработка. Исходя из этого, условие эффективного управления является контроль над выбором цели и средств ее достижения.

 Скачать реферат