К нам едет... делегация, или О тех, кто хуже татарина

В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема иностранных партнеров. Обычно она включает следующие пункты:

- встреча (в аэропорту или на вокзале) и персональный состав встречающих;

- определение мест питания;

- содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;

- получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;

- размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в гостинице или в подготовленном заранее другом местопроживании;

- работу переводчиков;

- деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);

- приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);

- культурная программа (посещение театров, музеев и пр.);

- проводы.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

Программа для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. В программе каждого дня следует оставлять свободное для личных дел гостей.

Образец рабочей программы пребывания иностранных партнеров

Утверждаю

Генеральный директор

_

(подпись)

" _" _ 2004 г.

Программа

пребывания немецкой делегации в количестве 3 человек, прибывающих в ОДО "Караван историй" для решения вопросов по взаимному сотрудничеству.

Состав делегации:

Герман фон Берг - президент фирмы "ННН"

Фриц Вольф - руководитель отдела закупок

Хельга Редигер - менеджер

Прибытие 27 ноября 2004 г.

Убытие - 29 ноября 2004 г.

Ответственный за прием делегации - начальник отдела маркетинга Лазарчик Александр Петрович (тел. рабочий , мобильный _ ).

Коммерческий директор (при наличии соответствующей должности - начальник отдела ВЭД)

_ (П.И. Макаров)

20.11.2004

Порядок встречи делегации

Определение количественного и персонального состава лиц, встречающих иностранных партнеров регламентируется следующими протокольными правилами. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должна встретить глава принимающей фирмы.

Глава принимающей делегации для встречи гостей обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек (исходя из деловых соображений это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик). Дамам, прибывшим с делегацией, вручаются цветы (полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала костюмы и не вызвала аллергию). Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой.

Приветствия и представления

Первым представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее.

Вторым представляется гость - глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц - членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

После этого глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины это делают по обоюдному желанию. При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым.

Руководитель делегации подает руку члену делегации. Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется лишь при приветствии друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.

Теплая встреча способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому зарубежных гостей, приехавших в фирму для ознакомления с ее деятельностью, или для решения рабочих вопросов, глава фирмы должен встретить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники. Провожает гостей также глава фирмы.

Обращение

С первых минут визита члены принимающей делегации сталкиваются с проблемой соблюдения правил этикета при обращении к прибывшим гостям.

Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями, культурными особенностями. Назовем лишь общие универсальные правила, которых можно придерживаться в международном общении.

При обращении к официальным лицам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг, ученую степень, в большинстве стран обходятся без упоминания имени: "Господин министр", "Господин посол", "Господин мэр", "Господин полковник". Исключением является Германия, где в подобном случае все же присоединяется фамилия: "Господин доктор Вольф". К женщинам предпочтительно обращаться по фамилии мужа. При сложных и труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме "мадам".

Обращение "сэр" может употребляться по отношению к людям старшего возраста, к тем, кто занимает более высокое положение, а также к достаточно известным, высокопоставленным особам во избежание частого повторения их официальных званий, рангов.

Рассадка по автомобилям

Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране.

Согласно международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения (рис. 1). Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если гость приехал с супругой, то рассадка выглядит согласно (рис. 2). Правило, согласно которому первым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения, распространяется и на многоместные автомобили (рис. 3).

 Скачать реферат