Использование средств организационной техники в работе менеджера

Прежде всего следует отметить необходимость соблюдения принципа системного внедрения АРМ. Этот подход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта внедряется не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всех отделах предприятия.

Совершенствование рабочих мест в служебных помещениях предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания.

При планировке и распределении помещений между подразделениями аппарата управления и менеджерского состава решающее значение должны иметь - функциональное назначение подразделений, их содержание и взаимосвязь в процессе выполнения общих задач. От этого во многом зависит продолжительность прохождения информации и документов, рациональное использование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагаться последовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на 1-го работника (3-4 м2, а иногда 5м2- в зависимости от характера работы и особенностей технического оснащения).

Каждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации (компьютер, сканер, принтер, ксерокс). В комплект мебели в зависимости от содержания работы могут входить: письменный стол, вспомогательный стол-стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Последнее должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Этому требованию, в частности отвечают вращающиеся стулья, стулья с подлокотниками, регулируемыми по высоте сиденьем и спинкой. При определении наиболее благоприятного сочетания элементов рабочего места следует исходить из зоны досягаемости рук человека, работающего за столом. Стеллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть рассчитаны на удобное хранение и доступность для работы справочных, нормативных и других материалов.

К организационной технике управления относятся - ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, конторские книги, стандартные бланки, различные графики, диспетчерские доски и т.п. Удобные, простые и практичные средства техники - немаловажное условие повышения качества работы в аппарате управления.

В настоящее время для полной обработки информации на персональном компьютере требуются специальные средства ее передачи- локальная компьютерная сеть предприятия, электронная почта, Интернет и т.п.

С целью оптимизации делопроизводства необходимо установить и строго соблюдать порядок поступления информации на рабочие места. Любой документ должен быть составлен так, чтобы он точно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен в обращении. Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, обеспечивающих их юридическую полноценность и способствующих оперативности исполнения.

Одной из более действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции. Каждому руководителю и работнику аппарата управления целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, жалобы и т.д.

Очень важна также организация хозяйственного обслуживания рабочих мест служащих. Рабочие места должны своевременно обеспечивается бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями; технические средства следует проверять и ремонтировать, а помещения содержать в чистоте.

Улучшение условий труда работников менеджерского состава направлено на повышение их работоспособности и сохранения здоровья. Здесь немаловажным будет отметить такие показатели как- освещенность рабочих мест, соответствующая окраска стен и пола в помещениях, относительная влажность и температура воздуха, борьба с шумом, установление правильного режима труда и отдыха.

Санитарно-гигиенические условия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности. Рабочие комнаты должны быть оборудованы протяжной, вытяжной вентиляцией или системой кондиционирования воздуха. Кроме искусственного общего освещения помещений рабочие места хорошо обеспечить местными осветительными приборами.

Для борьбы с шумом применяются звукопглащающие материалы, ограничители продолжительности телефонных разговоров. Телефон для личных разговоров работников должен быть вынесен в коридор или отдельное помещение.

Культура содержания рабочего места предусматривает соблюдение порядка на рабочем столе, в шкафах, на стеллажах, когда каждый документ и справочный материал находится под рукой и его можно легко отыскать. Элементарными требованиями культуры является соблюдение чистоты в помещениях.

Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала

Отличительной особенностью АРМ административного и менеджерского персонала, является их ориентация на принятие управленческих решений. По сравнению с АРМ экономистов (см. предыдущий раздел работы), предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.

Мебель: стол однотумбовый, стол с приставкой, стол для заседаний, шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, кресла полумягкие рабочие.

Средства оргтехники: органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольная, лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки деловые для бумаг, телефонный аппарат с функцией проведения совещаний, диктофон, персональный компьютер.

Автоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и отнящихся к социальной области.

Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:

· получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

· анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;

· информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

· сбор статистических данных для принятия управленческих решений;

· принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

· контроль исполнительной дисциплины;

· контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

 Скачать реферат