Как организовать презентацию: ключевые элементы

Как организовать презентацию: ключевые элементы

Презентация — это выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации. Эффективная презентация, как правило, заранее спланирована, хорошо организована и предназначена для определенной аудитории.

Презентации обязательно состоят из межличностного контакта, когда компания в лице своего представителя или представителей напрямую обращается к своей аудитории. Презентации могут устраиваться как для одного-двух человек, т. е. проходить с глазу на глаз, так и для большой группы людей.

Для небольших презентаций достаточно иметь доску и простые средства для демонстрации визуальных образов или же просто раздать материалы. Для общения с большой аудиторией требуется показ роликов или небольших фильмов, использование компьютеров и других технических приемов.

На сегодняшний день презентации — обязательная составная часть интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК), которая может быть реализована в самых разнообразных формах: от совсем простых до масштабных мероприятий, в которые вовлечено множество людей.

Важные элементы презентации

День и время презентации. Как правило, в начале недели презентации вообще не проводятся, потому что большинство деловых людей в понедельник-вторник развлекательные мероприятия не посещают, так же, как и в воскресенье. Это не относится к деловым презентациям, которые можно проводить в любой рабочий день.

Если цель презентации — получить широкое освещение в СМИ, то ее нельзя назначать на конец недели. Идеальные дни — среда и четверг. В этом случае журналисты успевают написать и опубликовать материал о презентации в пятницу-субботу. Если презентация носит увеселительный характер (например, открытие ночного клуба), то ее лучше проводить в пятницу или субботу. Презентации на открытом воздухе (например, большие корпоративные праздники) проводят обычно в субботу.

Деловые презентации, особенно те, которые сопровождаются бизнес-ланчем, проводят обычно в первой половине дня. Другие презентации в рабочее время не устраивают. Позднее время начала, за исключением презентаций ночных клубов, также не назначают, чтобы гости не покинули мероприятие в середине действа. Идеальное время для начала большинства презентаций — 18.00-19.00 часов. Для субботних праздников на свежем воздухе больше подходит дневное время.

Еще один важный и почти обязательный элемент большинства презентаций, за исключением простых и деловых — это подарки для гостей. В подарочный набор можно положить самые разные предметы; какими они будут, зависит от идеи и стилистики презентации. К обязательным элементам относится красочный буклет компании или другие печатные материалы. Кроме того, в набор могут входить образцы продукции (например, пробные флаконы с духами), зажигалки, ручки, галстуки, косынки, подарочные бутылки с алкогольными напитками и т. п. Если в продукции есть различия для мужчин и женщин, то нужно составлять отдельно мужские и женские наборы.

Ни в коем случае нельзя дарить вещи, например, галстук или запонки, с символикой своей компании посторонним. Это скорее вызовет раздражение, т. к. люди не будут такую вещь носить и даже не смогут впоследствии ее кому-нибудь передарить, а выбросить — жалко.

Подарки дарят гостям на выходе. Потому что, если вручить подарок при входе, человеку потом будет некуда его деть. В начале 1990-х подарки было принято раздавать людям на входе, и потом с ними было неудобно передвигаться, есть, особенно если подарки были объемные.

Организация презентации

Цель презентации. Прежде всего, необходимо четко определить цель презентации. Это может быть, например, усиление массированной рекламной кампании, которая должна вскоре начаться. В таком случае потенциальная мишень получит широкое освещение в прессе события еще до начала кампании, т. е. будет присутствовать некая интрига: аудитория еще не видела рекламы продукта, но уже может им заинтересоваться.В данной ситуации задача организующего презентацию РА — получить как можно больший отклик в прессе. Одновременно может решаться и несколько других задач: например, еще раз показать уверенное и стабильное положение компании на рынке партнерам и дистрибьюторам или важно одновременно с этим продемонстрировать свою лояльность к властям страны или города, от которых зависит выдача лицензии, и пр. Все дополнительные задачи решаются одновременно с главной. Цель презентации — освещение ее в СМИ — диктует выбор дня проведения, оптимальным при этом будет среда или четверг.Исходя из целей презентации, определяют место ее проведения, а также количество и состав гостей. Оба этих вопроса решают одновременно, т. к. они взаимосвязаны.

Место презентации. Выбор зависит от презентуемого продукта и уровня гостей. Если цель презентации — освещение ее в прессе, то лучше всего, если помещение будет необычным. Важно, чтобы это помещение было удобным и в нем могло разместиться планируемое количество гостей. Кроме того, оно должно находиться в удобном месте города — в центре или на основном проспекте, куда людям будет легко подъехать и дорога не займет много времени из любой точки города.

Гости. Большой риск для организаторов — если придет слишком много народу и будет тесно, и наоборот — если придет слишком мало людей и будет ощущение пустого зала. И того, и другого необходимо избежать.Целевую аудиторию, как правило, задает заказчик презентации. Если это деловые партнеры и друзья компании, т. е. те, кто регулярно с ней контактирует, то нужно разослать чуть больше приглашений, чем необходимо. Например, если предполагается, что должно быть 200 гостей, то нужно разослать 250-280 приглашений. Тогда придут как раз 180-200 человек.Если же приглашают известных людей, избалованных вниманием, «светских персонажей», то в этом случае надо послать в три раза больше приглашений, т. е. 500-550. Из них придут те же 180 человек.

Когда необходимо осветить презентацию в СМИ, то, прежде всего, надо пригласить лидеров общественного мнения, которые потенциально могут воспользоваться презентуемым продуктом. Если это магазин спортивной одежды или марка спортивных товаров, то важно, чтобы на презентацию пришло как можно больше знаменитых спортсменов. Если это магазин модной одежды — то как можно больше богатых людей, артистов, телеведущих и др. Наличие таких гостей даст журналистам необходимую «зацепку» для репортажа.

И, кроме того, надо пригласить максимальное количество журналистов. Журналистов приглашают персонально. По теме презентации выбирают соответствующие издания и составляют список журналистов, которые пишут на эту тему. С каждым журналистом лучше всего заранее поговорить по телефону, после чего отправить приглашение.

Отдельно приглашают представителей власти и особо важных гостей. Их лично обзванивает руководитель компании не позже, чем за 10 дней до презентации, согласно международному этикету. После получения согласия прийти высокопоставленным гостям обязательно присылают два приглашения. Самым большим чиновникам и самым важным и желанным гостям нужно позвонить накануне презентации, чтобы еще раз о ней напомнить.

 Скачать реферат