Несколько советов начинающему тайм-менеджеру

Самые детальные планы - это ежедневные. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Дневной план строится на основе декадного плана.

Однако нелишним стоит напомнить, к чему может привести работа без отдыха и без семьи. Поэтому, не забывайте выделять этому достойное время.

Не стоит также отчаиваться, если обнаружите, что Вам трудно выполнить план. Реальная жизнь чрезвычайно беспорядочна. Поэтому, формальное следование плану - это не самое главное. Даже если Вам приходится постоянно менять свои планы, все равно планирование оправдано.

Постыдно, занимаясь много чужими делами,

забрасывать свои собственные

(Демокрит, ок. 470 или 460 - ок. 370 гг. до н.э)

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Многие руководители, считающие себя весьма опытными и работоспособными, предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность и необразованность своих подчиненных.

Это явление свидетельствует, скорее, об отсутствии опыта делегирования и неумении обучить персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца.

Делая меньше, достигай большего - вот главный девиз грамотного руководителя.

Делегирование полномочий - это тот случай, когда убивают сразу несколько зайцев. Вот примерный перечень этих самых зайцев:

Руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов.

Делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта.

Делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности.

Для того чтобы определить насколько Вы хорошо делегируете полномочия, ответьте для себя на эти вопросы:

Часто ли Вы берете работу домой, чтобы закончить все в срок?

Задерживаетесь ли Вы на работе дольше, чем Ваши коллеги и сотрудники?

Тратите ли Вы время, чтобы исправить ошибки Ваших сотрудников, с которыми они могут справиться с таким же успехом?

Занимаетесь ли Вы делами, которые Вы выполняли, занимая более низкую должность?

Часто ли Вас донимают вопросами, не относящимися к компетенции Ваших подчиненных?

Если Ваши ответы по большей части положительные, значит пришло время что-то менять в своей работе, и еще больше в работе своих подчиненных.

Процесс делегирования полномочий в общем виде выглядит как ряд последовательных действий:

Составьте перечень дел, которые Вы можете делегировать, с указанием объема работы и графика выполнения.

Составьте для этих дел перечень возможных претендентов с указанием их текущей загрузки.

Сопоставьте эти два списка и выберите наиболее подходящие для выполнения этих дел кандидатуры.

Четко сформулируйте цели и задачи каждого поручения.

Выделите необходимые для выполнения поручений ресурсы и очертите границы полномочий и ответственности исполнителей.

Проведите с каждым сотрудником разъяснительную беседу, из которой они должны вынести ощущение необходимости и заинтересованности в выполнении данного поручения.

Проконтролируйте ход выполнения поручений.

Поощрите исполнителей за хорошую работу.

При, казалось бы, простом алгоритме, делегирование остается одной из наиболее непонятых и неправильно применяемых концепций управления. Не понимая полностью необходимости делегирования или того, что требуется для роста его эффективности, многие менеджеры терпели неудачу именно в то время, когда их организации становились большими. В целом понятна и причина такого положения дел, делегирование - это в первую очередь постоянная работа с подчиненными. Поскольку, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.

Во всем этом важно также осознать, что делегирование реализуется только передачей исполнителю полномочий, а ответственность делегирована быть не может.

Бывший президент США Гарри С. Трумэн, ныне всем известней надписью на своем столе, которая гласила: "Больше ответственность сваливать не на кого", продемонстрировал понимание своей конечной ответственности за деятельность правительства.

Забота об излишнем часто соединяется с потерей необходимого

(Солон, между 640 и 635 - ок. 559 гг. до н.э)

Есть восточная притча о том, как богатый султан пытался наполнить чашу подаяний своего отца, который жил последние годы бедным отшельником. И что же Вы думаете? В простую деревянную чашу засыпали много мешков золота, и безуспешно, чаша оказалась пуста. Тогда султан спросил отца о причине этого чудесного явления. Отец ответил, что это чаша желаний ее обладателя, и заполнить ее никогда никто не сможет. Для того чтобы понять эту простую истину, старик прожил всю жизнь, а когда понял, передал царствование сыну и стал бедным странником.

Эта притча передает, в целом, смыл нашей жизни. Нам все время хочется все больше и лучше, чем есть сейчас.

В этом постоянном стремлении за блага, мы все время что-то начинаем, потом бросаем, начинаем другое и снова бросаем. Но не часто нам удается довести дело до конца. Но подумайте, сколько энергии и времени бесплодно потрачено. Представьте также, что это время можно было потратить с пользой, сосредоточившись на нескольких задачах и доведя их до конца.

Есть поговорка - "Лучше не начинать, чем не закончить", это должно быть правилом Вашей жизни.

Заключение

Привыкание к экономии личного времени, в чем-то сродни с отвыканием от привычки курить. Можно пробовать много раз и без особого успеха. И в этом начинании Вы тогда добьетесь положительного результата, когда осознанно подойдете к необходимости в чем-то изменить свою жизнь. Может быть, для начала нужно просто подумать над этим?

 Скачать реферат