Несколько советов начинающему тайм-менеджеру

Для каждого выбранного вида информации продумайте периодичность и оптимальный формат ее представления, если это возможно. Когда информацию предоставляют по вашему желанию, то можно подобрать ее более читабельный и наглядный вид. Например, помимо линейного текста можно эффективно использовать таблицы, графики или диаграммы;

Важно при этом помнить, что отличное - это враг хорошего. Для принятия правильного решения не требуется получить всю информацию и проанализировать все возможные варианты решений. Чаще всего это просто невозможно. Как показывает опыт, достаточно выбрать 3-4 альтернативы, и уже на их сравнении принять оптимальное решение.

Вот собственно и весь алгоритм. Если Вы еще возьмете карандаш с листом бумаги и представите результаты Вашей работы в виде таблицы или графика (для примера как на рис.1), то можно считать что Вы на 50% достигли успеха.

РИС.1 СХЕМА ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные - не самые срочные

(Д. Эйзенхауэр)

В своей деятельности, руководитель сталкивается с необходимостью решения множества задач. Из практики известно, что 5-20% важных задач, могут обеспечить 75-80% результата, остальные 80-95% задач, дают около 5-20% общего результата. На этом принципе построен АВС-анализ, который можно использовать для оценки приоритетов и степени важности задач.

А-задачи - это самые важны, на их выполнение требуется примерно 5% времени. Значимость А-задач, с учетом их вклада в достижение целей, оценивается в 75%.

Задачи средней важности В-задачи, составляют примерно 20% по затратам времени и 20% по значимости.

С-задачи занимают примерно 75% времени и вносят вклад в размере 5%.

А-задачи выполняются, как правило, только руководителем. Их выполнение нельзя делегировать, поскольку, они часто очень важные и комплексные. А-задачи обычно тесно переплетаются с другими задачами. Невыполнение или позднее их выполнение, вызывает большие проблемы. Так, переговоры с оптовыми покупателями, руководителю компании следует проводить самостоятельно.

В-задачи важны, но их выполнение чаще можно делегировать компетентным сотрудникам. Некоторых, средних по важности клиентов, руководитель может посещать сам. Однако нет необходимости лично поддерживать контакты со всеми клиентами этой категории. Для этой цели можно привлечь сотрудников, которым можно доверить этих клиентов.

С-задачи представляют собой рутинные работы, которые обычно дают незначительный вклад в достижение целей. Эти задачи следует делегировать, чтобы иметь больше времени для выполнения более важных задач. К С-задачам относятся, прежде всего, административно - управленческие работы, работа с корреспонденцией, проведение регулярных совещаний и т.д.

В идеале, рабочий день можно было бы запланировать А- и В-задачами. Однако такой подход не всегда оправдан. Из практики установлено, что менеджер должен жестко планировать около 60% своего рабочего времени; 20% должны быть зарезервированы для решения непредвиденных вопросов, оставшиеся 20% можно посвятить творческой деятельности.

Задачи могут быть оценены также по критериям важности и срочности, с целью быстрого определения предпочтительности их выполнения. Если мы выбираем эти критерии, то выделяются четыре категории:

А-задачи - очень важные и очень срочные. Они должны быть решены немедленно и лично руководителем. Ранг этих задач самый высокий.

В-задачи - очень важные и менее срочные. Их необходимо решать после того, как выполнены А-задачи. Если у руководителя нет возможности самостоятельного их решения, он должен сделать попытку делегирования для своевременного выполнения этих задач.

С-задачи - очень срочные, но менее важны. По возможности, их нужно делегировать.

Мусор - не важные и не срочные задачи. Руководитель должен избегать самостоятельного их решения, для этого необходимо привлекать менее дорогостоящих сотрудников.

Существуют и другие поглотители времени, которые делами можно назвать условно, и на которые нужно обратить особое внимание:

Ненужные телефонные переговоры;

Проведение времени в курительной комнате;

Заглядывающие к нам люди;

Проблемы с компьютерным оборудованием и программным обеспечением;

Исправление чужих ошибок;

Не организованные совещания;

Бесполезные дискуссии с боссом и коллегами;

Просыпаясь утром, спроси себя: "Что я должен сделать?".

Вечером, прежде чем заснуть: "Что я сделал?"

(Пифагор Самосский,2-я пол.VI-нач.V вв.до н.э)

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности - это, пожалуй, самый важный элемент управления своим временем. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени.

Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на его использование в целом. Но при этом неправильно считать, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы экономим. В планировании личного времени, когда-то наступает предел, после которого его эффективность снижается.

При составлении плана следует придерживаться следующих основных правил:

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными: 60% - запланированное время, 20% -непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать, как и на что оно было потрачено. Таким образом, мы будем иметь постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить хороший план нужно иметь представление о предстоящих делах, к примеру, разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

Регулярность - системность - последовательность.

Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым реально можно справиться.

Ведение дневника времени - важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка, дневник также является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Если рассматривать идеальную схему планирования личным временем (Рис.2), то началом следует считать план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни.

РИС.2. ИДЕАЛЬНАЯ СХЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

После того, как составлен план на ближайшие несколько лет, мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами.

Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым.

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся и детализируются из квартального плана истёкшего месяца.

Декадный план - это ещё более детальный и точный прогноз предстоящего периода.

 Скачать реферат