Бизнес-процессы: работа над ошибками

Мне очень запомнился случай из практики с одним экспертом, который строил теорию учета товарных партий для своей организации. Он презентовал свою теорию для руководителя и собственника бизнеса. Цель презентации — обоснование внедрения системы на предприятии и постановка задачи для автоматизации данного учета в системе управления. Моя задача как аналитика заключалась в попытке формализовать мысли эксперта для постановки задач программистам-разработчикам.

Задача казалась достаточно легкой, поскольку свою теорию эксперт уже иллюстрировал схемами и рисунками, сопровождал аннотациями. Но в один момент стало очевидно, что эксперт сам не понимает, о чем он говорит. После двухчасового доклада о необходимости внедрения схемы учета партий товара, ее экономической целесообразности я осмелился задать уточняющий вопрос: «Что же такое партия товара»? При этом указал, что действующий Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51303-99 «Торговля. Термины и определения» не дает определения этому понятию, как и нормативные документы по бухучету. Из этого следовало, что для построения теории учета партий товара требуется дать определение самому предмету учета. Каково же было мое удивление, когда уважаемый эксперт просто растерялся. Он не смог дать четкого и однозначного определения. Получалось, что он два часа говорил непонятно о чем, мороча голову руководству и показывая свою некомпетентность.

Проблема № 3. Снежный ком проблем

Как известно, причина всегда первична, и она порождает следствие. Поэтому с негативными последствиями эффективнее всего бороться, устраняя их причины. Ошибочно принимать меры для борьбы со следствием, не пытаясь при этом исследовать и исправить причину. Борьба с последствиями напоминает эффект снежного кома.

Рассмотрим эту проблему на примере. В одной розничной сети ряд сотрудников занимается формированием товарного справочника для автоматизированной торговой системы. По мнению пользователей данного справочника, он содержит множество ошибок, дублированных названий. Все это не позволяет эффективно использовать его.

Поэтому принимается решение — придумать инструмент, позволяющий выявлять двойные названия. Разработчикам системы автоматизации ставится задача разработать алгоритм поиска ошибок. Казалось бы, решение верное — искать и исправлять ошибки. Но неверен сам посыл: нужно не исправлять ошибки, а не допускать их. Бизнес-процесс создания справочника должен быть организован таким образом, чтобы исключить ситуации с двойным названием товарной позиции. А разработчик системы автоматизации должен создать инструмент, минимизирующий человеческий фактор при реализации этого процесса. Таким образом, управленческие усилия и ресурс разработчиков системы автоматизации выгоднее направить на борьбу с причиной, а не со следствием негативного явления. Опыт показывает, что если использовать эти знания на практике, получается значительный эффект. Попробуйте пообщаться, взять интервью у любого из своих сотрудников, принимающих управленческие решения. Он расскажет, что, как и зачем делает. Попробуйте оценить его информацию с точки зрения формального бизнес-аналитика, помня о всех перечисленных в статье проблемных моментах. Я был свидетелем того, как простая беседа, методичный взгляд на рутинную проблему приводит к принятию резких управленческих, а порой и кадровых решений. Так что работать над ошибками никогда не поздно!

 Скачать реферат