Функция контроля

Функция контроля.

Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Виды контроля:

1. По времени: предварительный, текущий, итоговый.

2. По стадии жизненного цикла: финансовый, маркетинговый, управленческий, контроль качества.

3. По типу отношений: формальный, неформальный.

и т.д.

Предварительный контроль – контроль, который осуществляется перед выполнением операций. Его основными средствами осуществления является реализация определенных правил, процедур и линии поведения. В организациях предварительный контроль используется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профильных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора подготовленных и квалифицированных людей.

Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить поручения или обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень стажа работы в данной области и проверить документы и рекомендации.

Предварительный контроль – это проведение психологических тестов, собеседований в период принятия на работу. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма в ходе курса обучения.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов допустимого уровня качества и проведения проверок поступающих материалов. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности в поставке материала и его соответствие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относят создание в организации их запасов на уровне для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет осуществить функцию планирования. Бюджет служит механизмом предварительного контроля поскольку дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства – эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Проверка работы подчиненных, обсуждение проблем, предложений по усовершенствованию работы. Текущий контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов, которые могут перерасти в серьезные трудности для организации.

Текущий контроль базируется на результатах полученных от проведения работы. Для того, чтобы осуществить текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь, то есть данные о полученных результатах. Система обратной связи помогает руководителю решить множество непредвиденных проблем, скорректировать свою линию поведения так, чтобы организация наиболее эффективно достигала поставленных задач.

Итоговый контроль. В процессе итогового контроля обратная связь осуществляется после того, как работа выполнена: либо сразу по завершению деятельности, либо по истечению определенного заранее периода времени. Фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Положительные стороны итогового контроля:

l Дает руководителю организации информацию необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы будут проводиться в будущем. Сравнивая полученные результаты руководители оценивают насколько реалистично были составлены их планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформировать новые планы.

l Итоговый контроль поддерживает мотивацию. Руководитель организации определяет вознаграждение по итогам работы, т.к. это необходимо для того, чтобы сформировать будущие тесные связи между фактическими результатами и вознаграждением.

Эффективный контроль не только позволяет выявить проблемы, но и позволяет вносить рациональные изменения в деятельность организации.

Методы осуществления контроля.

1. Метод сбора и анализа информации. Принимается при выполнении функций анализа: опрос, интервьюирование, эксперимент, наблюдение, анкетирование и т.д.

2. Методы, обеспечивающие ежедневные данные о движении финансовых средств, продукции.

3. Методы бюджетирования, анализа рентабельности, анализа составления смет, анализа относительных показателей.

4. Ревизия и аудиторские проверки.

Использование этих методов контроля будет эффективнее при соблюдении ряда положений:

l Минимизация числа контрольных процедур.

l Включение контрольных процедур в план работы заранее.

l Выверенность процедур.

l Учет себестоимости процедур.

Таким образом, контроль представляет собой процесс, обеспечивающий достижения организацией поставленных целей. Он уменьшает неопределенность и поддерживает сильные стороны организации.

 Скачать реферат