Собрание-совещание в управленческой деятельности руковолителя

Введение

Обще известен тот факт, который является законом, что при проведении любых дипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключение здесь экономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласится или не согласится с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.

С другой стороны умение убедить своих подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же является очень важным фактором.

Поэтому данная тема является достаточно актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этом предела совершенствованию технологии ведения деловой беседы не будет довольно долго.

Целью данной курсовой работы является изучение теоретических аспектов приемов делового общения между партнерами и персоналом, а так же применение данного теоретического материала на примере торговой организации ООО «Альянс».

Задачей данной работы является доказательство значимости данной проблемы, делового общения внутри коллектива, для любого предприятия.

Предметом исследования являются способы и методы делового общения внутри коллектива на предприятии, объектом исследования является метод общения внутри коллектива ООО «Альянс».

В первой главе мы рассмотрим организационные формы управленческих контактов. Как правильно провести собрание или совещание. Как повлиять на людей, чтобы они активно принимали участие в разговоре. Как вести совещание, чтобы внимание людей не рассеивалось. Очень важно уметь правильно вести телефонные разговоры. Прием посетителей и обход рабочих мест является составной частью работы менеджера.

Во второй главе мы увидим, что искусство убеждать других людей в своей правоте это сложное, и трудное дело. Как вести диалог, тактика и техника убеждения, ведение деловой полемики, знание всех этих тонкостей поможет менеджеру правильно построить диалог со своими партнерами, что приведет к лучшей работе фирмы. Немаловажно так же правильно разговаривать с персоналом, чтобы заслужить его симпатии и поддержку. От того будет ли руководство пользоваться уважением своих подчиненных, зависит атмосфера в фирме, и работоспособность всего предприятия.

Организационные формы управленческих контактов

Проведение собраний и совещаний

Собрания и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

1) кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал) ;

2) характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период времени);

3) целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям выделяются следующие типы совещаний; ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий); оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и определение узких мест); координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

Кроме того, по частоте проведения выделяют разовые, постоянно действующие и периодические совещания; состав участников совещаний может быть постоянным, переменным или смешанным; решаемые вопросы – случайными или регулярно повторяющимися; их число – ограниченным или неограниченным. По методам ведения различают авторитарное, демократическое, либеральное совещание; по формам подведения итогов – связанное или несвязанное с принятием документа.

Как считают специалисты, эффективность собраний и совещаний невелика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей. Так, 30-40% совещаний не обусловлены производственной необходимостью, или на них рассматриваются вопросы не требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки. Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшим из них являются те, которые не надо проводить. Тем не менее, они необходимы, если нужно:

1. сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;

2. добиться согласованного решения принципиальной проблемы: получить одобрение тех или иных действий:

3. проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы:

4. публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух.

Но и в этих случаях по возможности лучше обмениваться мнениями заочно, например, по телефону, или принять единоличное решение.

К любому серьезному собранию или совещанию нужно тщательно готовиться за несколько недель: проанализировать необходимые материалы, составить повестку дня и список участников, найти удобное помещение. Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя. Повестка дня заранее доводиться до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом.

Круг участников собрания (совещания) стараются сделать максимально узким. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись: непосредственно затрагиваемые принимаемыми решениями, конкретные их исполнители, специалисты в соответствующей области, а также лица, имеющие опыт действия в ситуациях, аналогичных обсуждаемой.

Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.

В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для большинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.

При проведении собраний и совещаний необходимо строго придерживаться регламента, который должен быть известен заранее, и сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться точно в назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончится в предусмотренное время. Такой подход желателен и к производственным оперативкам, где происходит заслушивание кратких сообщений о текущих делах, информирование о принятых руководством решениях, коллективное инструктирование и прочие.

 Скачать реферат