Процесс управления организационными коммуникациями в ТФОМСе ЕАО
15
В таких небольших организациях, как ТФОМС ЕАО руководитель в силу его приближенности к подчиненным пользуется уважением и в низах. Но все же необходимы личные встречи с начальниками отделов с глазу на глаз. Это неизбежно приводит к возрастанию роли менеджеров среднего звена. Их задача – способствовать тому, чтобы рядовые исполнители поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.
Вместе с тем, менеджеру среднего звена следует себе уяснить, что для руководителя он является в роли и партнера, и исполнителя, и оппонента при решении возникшей проблемы. Поэтому в коммуникационном процессе ему необходимо проявлять поведенческую гибкость – уметь менять стиль поведения в соответствии с ситуацией, на первое место ставить не собственные амбиции, а интересы дела, уверенно, доказательно отстаивать свою точку зрения. Ведь именно они являются уникальным и самым «дешевым» источником информации о положении в коллективе, на основе которого планируется вся работа. Менеджеры на местах проводят политику и идеи, которые разрабатываются руководителем и правлением.
Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:
1. Личная беседа с сотрудниками,
2. Рассылка циркуляров.
3. Распространение информации, используя электронные каналы связи.
Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:
1. Листок новостей.
2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации).
3. Доска объявлений.
4. Страница организации в Интернете.
5. Общие собрания работников.
При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.
Росту доверия к организации могут способствовать:
1. Своевременная и регулярная коммуникация.
2. Демонстрация доверия к сотрудникам (например распространение как хороших, так и плохих новостей).
3. Привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.
4. Внедрение электронного документооборота.
5. Вовлечение сотрудников ТФОМСа ЕАО для активного участия в системе корпоративных коммуникаций.
В связи с этим, необходимо провести некоторые возможные мероприятия по улучшению коммуникативного процесса (см. таблицу 3.1).
Таблица 3.1 – План мероприятий по улучшению коммуникативного процесса в ТФОМСе ЕАО.
| Планируемые мероприятия |
Планируемый эффект от внедрения |
|
1. Мероприятия по организации мест современными средствами оргтехники и созданию внутренней компьютерной сети. |
Сокращение времени на обработку корреспонденции и документов, своевременная и регулярная коммуникация между структурными подразделениями ТФОМСА. |
|
2. Мероприятие по совершенствованию организационной структуры управления – создание специального подразделения по обработке входящей информации. |
Сократить время на отвлечения от основной деятельности, сократить коммуникативные барьеры, связанные с невнимательностью, эффективное перераспределение поступающей информации, исключение отвлечения работников от выполнения прямых функциональных обязанностей. |
|
3. Мероприятия по вовлечению сотрудников ТФОМСа для активного участия в системе корпоративных коммуникаций: 1) подготовка сообщения в областной прессе о выплате пособий нуждающимся в срок до 15.09.06 с назначением ответственного сотрудника – Писареву О.С.; 2) подготовка сообщения о законах, принятых областной Думой и новых законопроектах, рассматриваемы в Государственной Думе и Министерстве Финансов РФ в срок до середины каждого месяца текущего года с назначением ответственных лиц по одному из каждого отдела; 3) подготовка статистической информации за отчетный период и комментарии к ней, ответственного назначить нач. отдела ОМС Панову В.А. |
Сокращение барьеров, связанных с отсутствием обратной связи, распределение ответственности среди разных сотрудников, вовлечение как можно большего числа сотрудников, делегирование полномочий, рост доверия к руководству, налаживание прямого контакта рядового сотрудника с руководством. |
|
4.Подключение к сети «Интернет» |
Более глубокое решение производственных проблем, совершенствование методов перспективного развития. |
Как было ранее замечено, показателем зрелости и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в ТФОМСе, в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:
1. Ценности и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации.
2. В межличностных отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу.
3. Существует достаточная взаимная информированность по значимым вопросам.
Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огруппнению мышления, при котором служащие постепенно группируются протестуя против сложившейся ситуации.
Необходимые меры, которые должен принимать руководитель, чтобы недопустить группового мышления следующие:
1. Быть беспристрастным, не занимать предвзятую позицию.
2. Просить подчиненных подходить к проблеме критически, поощрять возражения и сомнения.
3. Отвести одному или нескольким участникам роль жесткого и принципиального критика.
4. Время от времени делить группы на части, собирать их по отдельности и вместе.
5. Заранее рассмотреть и вычислить разнообразные пути решения проблемы.
6. Выработав предварительное решение, собрать собрание еще раз и спросить о сомнениях.
7. Пригласить некоторых лояльных служащих в качестве экспертов со стороны, чтобы оспорить взгляды групп.
8. Поощрять членов группы делиться соображениями с доверенными лицами и сообщать об их реакции.
9. Создание независимой группы для решения этой проблемы.
В ТФОМСе ЕАО есть незначительные проявления неблагоприятного социально-психологического климата, который нередко проявляется в неформальных коммуникациях, а также в отсутствии взаимной ответственности и взаимовыручки. Также можно отметить недостаточную инициативу со стороны служащих и отсутствие творческого отношения к труду.
Методы решения этих проблем были описаны выше, стоит только добавить следующие:
1. Поощрение инициативы со стороны служащих (премирование, награды, информирование о деятельности отличившегося работника на собрании Правления ТФОМСа).
Скачать реферат