Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

Таким образом, для того чтобы получить достоверную информацию о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая могла бы использоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой.

Способы автоматизации управленческого учета. Единая учетная система

Построение учетно-аналитической системы на основе "тяжелой" ERP-системы типа SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимущества. При грамотном внедрении помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета) ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации.

Недостатки. Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается ненужной - объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Вывод. Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы, речь о которых пойдет ниже.

Личный опыт.

Сергей Воробьёв, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО "Метафракс" (г. Губаха, Пермская обл.).

Главной целью автоматизации было повышение управляемости всего предприятия путем создания инструмента управленческого учета, планирования и анализа движения материальных и финансовых ресурсов на базе Oracle Applications. Первоначально предполагалось автоматизировать следующие блоки:

ü основное производство;

ü вспомогательное производство;

ü планирование;

ü финансы;

ü снабжение;

ü склады;

ü сбыт.

Дело в том, что в начале проекта мы сами не до конца понимали, что именно нам нужно перестроить в финансовой структуре и каким мы хотим видеть учет. Поэтому начали с того, что было понятным, и нарабатывая собственный опыт, корректировали первоначальный подход к проекту. Сейчас управленческий учет автоматизирован полностью, автоматизация бухгалтерского и налогового учета еще ведется. Но даже если бы мы начинали с автоматизации учетных функций, то вопрос о том, какую систему внедрять - только для ведения учета или ERP-систему - не стоял бы: собирать информацию о работе крупного производственного предприятия можно только в ERP-системе.

Аналитическая система.

Получать и анализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP - особая компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах. В настоящее время на базе OLAP работают практически все аналитические системы.). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться как тиражируемые системы (Oracle Financial Analyzer, Comshare, Prophix, Adaytum e. Planner, Hyperion Pillar, "Инталев", "Контур Корпорация. Бюджет"), так и системы, разработанные для конкретной компании.

Преимущества. При внедрении таких систем менять существующие бухгалтерские программы обычно не нужно - следует только навести в них порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета для обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинства описанных систем есть разнообразные инструменты для составления отчетов, что способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

Внедрение таких систем обходится значительно дешевле (несколько десятков или сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Кроме того, методики внедрения опробованы многими консультантами и практически не дают сбоев.

Недостатки. При разумном количестве операций OLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерские отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с большим опозданием.

Вывод. Данный вариант автоматизации целесообразно использовать в средних компаниях и холдингах, где количество первичных данных сравнительно невелико.

Личный опыт

Геннадий Волегов, заместитель генерального директора по экономике и финансам "Ватойл" -филиала ЗАО "ЛУКойл-Пермь" (Пермь) На нашем предприятии система Hyperion Pillar для ведения управленческого учета и бюджетирования была интегрирована с системой финансового учета Platinum. При этом Platinum пришлось дорабатывать: частично менять план счетов, наводить порядок в справочниках аналитического учета, вводить единые центры затрат и т.д. Сейчас в Platinum бухгалтерия вводит первичные документы, и поскольку эти данные запаздывают, то для получения оперативной отчетности экономисты вводят в систему управленческого учета данные о событиях, которые уже произошли, но еще не подтверждены документально.

Несмотря на то, что сейчас приходится много внимания уделять интеграции существующих программ, их работой мы в целом довольны. Конечно, если бы мы решили сейчас автоматизировать учет с нуля, то предпочли бы ERP-систему. Но десять лет назад, когда мы впервые столкнулись с необходимостью автоматизации учета, ERP-системы, способные решать комплексные задачи, не были адаптированы к российским условиям.

Корпоративное хранилище данных и аналитическая система

Чтобы избежать проблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено - корпоративное хранилище данных (далее - КХД). КХД представляет собой специально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда - в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

 Скачать реферат